Вопрос хранения основной документации возникает в любой компании, поскольку объемы информации внушительные. При этом документы могут быть разного назначения. Чтобы избежать ненужной архивации, необходимо точно знать сроки хранения.
Общее правило и порядок отсчета срока для хранения основных документов
Для документов, касающихся исчисления, а также уплаты налогов, включая подтверждения доходов/расходов и удержание, действует общее правило — хранение в течение 5-ти лет. Но с какого момента начинается отсчет этого периода, если речь идет о первичной стоимости основных средств, знают далеко не все.
Первоначальная стоимость основных средств компании — это сумма, уплаченная на расходы по приобретению, изготовлению, доставке, настройке и т.п. Исключением являются акцизы и НДС. Понесенные расходы учитывают как «прибыльные» посредством используемого механизма амортизации. То есть первоначальная стоимость средств периодически переносится на производственные, хозяйственные или коммерческие расходы. В этом случае указанный период хранения в пять лет для документов, в которых отражается первоначальная стоимость основных средств, начинается с момента амортизации расходов.
Разновидности документов по основным средствам
В перечень документов, касающихся основных средств, включено большое количество актов, приказов, справок и пр.
Вот некоторые из них:
- Акт приема/передачи основных средств.
- Приказ о вводе в эксплуатацию.
- Акт списания основного средства.
- Справка из бухгалтерии о первоначальной стоимости и амортизации.
- Расчеты премии по амортизации.
- Ведомость о проведенной амортизации.
- Акт инвентаризации.
- Оборотная ведомость.
- Инвентарная карточка.
- Статистический отчет.
- Дополнительное соглашение о передаче средства в аренду.
Все документы, которые связаны с покупкой основных средств необходимо хранить 4 года после отчетного периода, в который средства были списаны или проданы. При этом срок хранения должен быть не менее 5-ти лет после года составления самого документа. К такой документации относят: договор купли-продажи, акт приема/передачи, накладная, акт о выполненных работах, акт приемки строительного объекта, платежки.
Стоит отметить, что документы по амортизации должны храниться постоянно. К ним относятся: ведомости, справки-расчеты, бухгалтерские справки по амортизации и пр. К документам постоянного хранения также относятся:
- Приказ по вводу в эксплуатацию средства.
- Акт списания.
- Документы инвентаризации.
Инвентарные карточки должны находиться на хранении по общему правилу — 5 лет. Это же относится и к дополнительным соглашениям при передаче основных средств в аренду. Срок в 5 лет отсчитывается с момента окончания срока действия заключенного ранее договора.
При определении периода хранения статистических и прогнозных отчетов учитывают разновидность данных документов. Все варианты прописаны в Перечне типовых управленческих документов, который утвержден по Приказу Минкульта №558.
Все сроки относительно хранения документов установлены законодательно и прописаны в НК РФ, ФЗ №402 и Приказе Минкульта №558. Так по налоговому законодательству вся документация относительно расчетов налогов, включая бухгалтерские документы, должна храниться не менее 4-х лет. Данное требование обязательно для всех типов документов налогового и бухгалтерского учета. Это относится не только к бумажным носителям, но и к электронному документообороту. По Приказу Министерства культуры архивные документы должны храниться в течение пяти лет. Именно этого срока рекомендовано придерживаться, чтобы исключить нарушения.