В 2020-21 гг. в России запланирован экспериментальный переход на электронный документооборот (ЭДО) в рамках закона №122-ФЗ от 24 апреля 2020 г. Эксперимент запущен в начале мая текущего года и продлится до 31.03.2021, его цель — решение следующих задач:
- отработать возможность использования ЭДО в кадровой сфере;
- нивелировать выявленные сложности и проблемы;
- подготовить предложения законодательному закреплению необходимых изменений.
На данный момент закона, предписывающего бизнесу вводить такое нововведение, нет, отказываться от «бумаги» никто не принуждает. Почему же это следует делать, каковы плюсы электронного кадрового документооборота в сравнении с бумажным, какое будет задействовано для его организации информационно-техническое обеспечение и, наконец, каковы требования к участникам такой системы — круг вопросов, которому посвящен этот материал.
Что такое ЭДО
В современной бухгалтерии широко используются специализированные компьютерные программы, в контролирующие органы сдается электронная отчетность — остается ввести «электронное» общение с контрагентами.
Под ЭДО подразумевается форма организации работы с документами, при которой большая часть оригиналов (именно оригиналов!) создается, хранится и пересылается в электронном виде. Для того, чтобы иметь юридическую значимость, документы должны:
- соответствовать утвержденным форматам;
- снабжаться обязательными реквизитами;
- заверяться электронной подписью (закон №63-ФЗ от 06.04.2011);
- при пересылке контрагенту — отправляться с соблюдением правил обмена электронными документами.
Очевидные преимущества решения
Переход на электронный документооборот обеспечивает серьезную экономию времени и средств. Основные преимущества его в сравнении с «бумажным» можно представить так:
| По времени | По денежным затратам |
| мгновенное заверение электронной подписью, возможность подписать все необходимые документы один клик;
время получения отправления не зависит от местонахождения адресата и исчисляется секундами; документ, подписанный получателем, сразу же доступен обеим сторонам. |
создание отдельных документов или пакета любого объема не требует материальных затрат (0 руб.);
стоимость пересылки не зависит от места назначения и составляет 5-9 руб., то есть на порядок дешевле любого почтового отправления; отсутствует необходимость аренды помещения для хранения архива пересылки. |
Что нужно для перехода на ЭДО
Перед тем, как перейти на электронный документооборот, необходимо проанализировать всю «бумажную» цепочку, оптимизировать ее (устранить те этапы, на которых обычно происходят задержки) и выбрать подходящее техническое решение, а именно:
- веб-версия — для небольших компаний с узким кругом контрагентов и небольшим (порядка 100 документов) исходящим трафиком. Решение простое, доступное, не затрагивающее имеющиеся информационные системы;
- интеграция с ранее выстроенной учетной системой, обеспечивает возможность автоматизации большинства действий и работы с документацией в режиме единого окна.
Интеграция является предпочтительным решением для крупных компаний. Она осуществляется несколькими способами (с помощью коннектора, через модуль для 1С или путем создания индивидуального интеграционного решения за счет средств API).
Далее выбирается оператор (в том числе с учетом ценовой политики предложения) и осуществляется подключение контрагентов.
Кто может стать участником федерального эксперимента
В соответствии с законом №122-ФЗ, в эксперименте могут принять участие как работодатели, так и работники (за исключением трудящихся удаленно). У первых есть обязанность уведомить трудовой коллектив о переходе на ЭДО за месяц до его запуска, а за работниками сохраняется право отказа от участия в любой момент.
Виды документов и привлекаемые к участию в эксперименте подразделения каждая компания-участник проекта вольна выбирать самостоятельно. Ведение кадровых электронных документов будет возможно через сервис портала Госуслуг РФ «Работа в России» на бесплатной основе. Более того, на портале используются простые электронные подписи, что даст хорошую экономию работодателям на покупке ЭП для работников.
Кстати, формировать электронные кадровые документы все желающие могут и без участия в эксперименте.