Если вы решили привлечь внешнюю компанию для решения кадровых или бухгалтерских задач, исходя из нашего опыта, при составлении контракта мы рекомендуем обратить особое внимание на следующие моменты:
- В договоре нужно четко определить перечень сервисов, которые будут переданы на аутсорсинг. Дать полную детализацию сервисов можно в приложении к договору.
- Важную роль играет срок действия соглашения. Чтобы получить предсказуемые результаты, нужно сразу же определить дату начала и дату окончания работ.
- Расписание внедрения сервисов должно быть четко регламентировано. Обеим сторонам нужно четко понимать, когда должны быть определены параметры процедур, когда должно начаться предоставление сервисов, и когда планируется завершение тех или иных процедур. Это позволит избежать разночтения и срыва сроков работ.
- Порядок расчетов необходимо также определить заранее. Для этого подрядчик и заказчик согласуют процедуры сдачи/приемки работ, объемы вознаграждений, возможные штрафы и периодичность оплаты (например, ежемесячно, ежеквартально). Нужно учитывать, что поставщик услуг всегда подразумевает оплату тех услуг, которые были перечислены в контракте. Для оказания дополнительных сервисов к нему должен быть приложен отдельный прайс-лист и выставлен дополнительный счет.
- Одним из самых важных факторов успешности контракта является грамотное разделение ответственности. Вы, как заказчик, должны четко понимать, какие функции лежат на стороне аутсорсера, и за какие возможные ошибки придется отвечать самостоятельно. Для этого нужно конкретно и детально прописать в договоре сферу ответственности поставщика услуг.
- В любом договоре есть пункт «Обязанности сторон». Он определяет, какие действия необходимо выполнять с каждой стороны, чтобы аутсорсинг работал четко и без перебоев. Здесь следует подробно обговорить время и формат предоставления исходных данных, время выполнения, сроки платежей (если речь идет о расчете заработной платы) и т.д.
- Чтобы разногласия не привели к финансовым потерям с любой из сторон, необходимо четко определить способ и сроки расторжения договора. Этот пункт гарантирует, что подрядчик доведет дело до конца и закончит все работы, если договор будет расторгнут или не продлен.
- Для того, чтобы контролировать эффективность аутсорсинга, обычно определяют ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators – KPI). В договоре нужно прописать, что низкий уровень KPI аутсорсинговой компании должен вести к сокращению стоимости оплаты ее сервисов. Это должно стимулировать провайдера к более эффективной работе.
- Важной частью договора, о которой мы уже неоднократно говорили в нашем блоге, является соглашение об уровне предоставления сервиса или SLA (читайте – «Что такое SLA, и как его правильно использовать?»). SLA регламентирует скорость обработки запросов, доступность специалистов для консультаций, время выполнения операций, параметры совместной работы и прочие аспекты взаимодействия.
- Наконец, не следует забывать о корпоративных правилах и требованиях закона, которые также должны быть включены в контракт. Это обеспечит распространение общих политик, принятых внутри компании, на деятельность поставщика услуг. Обычно в контракте содержатся положения о защите персональных данных и коммерческой информации, процедуры противодействия мошенничеству, а также указывается должностное лицо со стороны заказчика, ответственное за контроль исполнения принятых правил.
Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по аутсорсингу бизнес-процессов. Мы входим в тройку лучших провайдеров расчета зп и кадрового делопроизводства в России по данным рейтингового агентства «Эксперт РА».