Любая сфера услуг специфична, и бухгалтерский аутсорсинг — не исключение. Одной из важнейших особенностей этой услуги является необходимость оптимальной организации взаимодействия сторон. Именно грамотно выстроенные бизнес-процессы обеспечат и эффективность работы аутсорсера, и высокую оценку качества предоставляемых услуг.
Рассмотрим готовые варианты, которые бухгалтерская фирма может предлагать клиентам.
Полное ведение дел без привлечения клиента
Схема предполагает выполнение всех функций сторонними специалистами, когда за клиентом остается только постановка задачи и контроль результата. Все актуальные вопросы руководитель компании-заказчика решает через персонального менеджера фирмы-аутсорсера, которая полностью отвечает за организацию внутренних процессов.
Для поставщика аутсорсинговых услуг это и удобно, и рискованно одновременно, так как имеются:
| плюсы | и минусы |
| · самостоятельность в работе;
· полнота необходимой для работы информации; · полная зависимость клиента от аутсорсера. |
· высокая трудоемкость из-за работы с первичкой;
· повышенная ответственность из-за риска ошибиться на этапе подготовке документов; · необходимость погружения в специфику клиентского бизнеса. |
Управленческий учет при этом остается за заказчиком, который пользуется готовыми бухгалтерскими данными. Вариант хорош с точки зрения отсутствия затрат со стороны клиента на запуск сотрудничества с аутсорсером.
Распределение ролей: две базы — два учета
При такой схеме официальный бухгалтерский и налоговый учеты ведет фирма-аутсорсер, используя свою базу, а управленческий учет с формированием документов и проводкой платежей ведет клиент, самостоятельно закрывая все потребности в подготовке документов по контрагентам.
В такой схеме для аутсорсера:
| хорошо | не очень |
| · автономность, минимизация трудоемкости;
· высокая технологичность работы; · разделение зон ответственности, возможность дополнительного контроля. |
· риск взаимного искажения информации, включая внесение клиентом исправлений в закрытые периоды;
· необходимость контролировать выгрузку данных; · потребность в помощи IT-специалистов. |
При выборе этого варианта следует обратить внимание на то, что со стороны клиента потребуются определенные усилия и ресурсы, а также не исключено развитие конфликта интересов с персоналом обслуживаемой компании.
Общая база — общая работа
Это наиболее сложная схема взаимодействия, при которой сотрудники аутсорсинговой фирмы и клиентской компаний работают в единой базе клиента, а основой сотрудничества является разделение труда между ними.
Началу такого взаимодействия предшествуют технический этап, связанный с организацией совместного доступа к учетной программе, и организационный, связанный с распределением действий между всеми участниками рабочего процесса.
| плюсы | минусы |
| · высокая технологичность, возможность наращивания клиентской базы;
· удобный (без задержек) онлайн-доступ к данным; · распределенная ответственность. |
· широкий круг вовлеченных в рабочий процесс лиц;
· риск несанкционированной корректировки данных; · возможность противоречий и конфликтов с персоналом компании-клиента; · зависимость от полноты и своевременности внесения информации в базу. |
Схема достаточно сложна, требует четкого понимания компетенций сотрудников/подразделений и структуры аутсорсинга, причем именно на клиента ложится львиная доля ответственности за эффективность сотрудничества. Целесообразна для крупных организаций.