Свежие российские и глобальные обзоры HR-политики компаний единодушно показывают решимость бизнеса снижать издержки. По данным KPMG (исследование «Как меняются HR-бюджеты и кадровая политика на 2014 год») в ближайшее время 72% работающих в России организаций намерены проанализировать HR-процессы с целью сокращения затрат, а 17% компаний начнут использовать аутсорсинг бизнес-процессов. Сегодня мы расскажем о новой для российского рынка модели «аутсорсинг + SaaS», соединяющей преимущества традиционных аутсорсинга и HRMS и делающей использование этих бизнес-инструментов более доступным и простым.
HRMS «в облаке» с опцией аутсорсинга
Смысл SaaS (Software-as-a-Service — программное обеспечение как услуга) в том, что вместо покупки специализированного ПО компания оплачивает аренду доступа к нему. Программное обеспечение физически находится на серверах провайдера, который занимается его администрированием, управлением и поддержкой.
«Гибридная» модель SaaS + аутсорсинг предполагает наличие «облачной» HRMS с возможностью предоставления доступа к ней провайдеру аутсорсинга бизнес-процессов для ведения в ней расчета зарплаты, кадрового делопроизводства и оказания иных услуг.
Мы выпустили «облачную» HRMS QuinyxWorkForce с опцией подключения аутсорсинга в 2005 году, и она получила хороший отклик у наших клиентов в Европе. В период кризиса 2008 года систему начали активно использовать наши крупные иностранные клиенты в России для снижения издержек и повышения гибкости своего бизнеса. Последние несколько лет решение SaaS + аутсорсинг является обычной практикой на Западе, и сегодня, в условиях фокуса на экономии HR-бюджетов и распространения «облачных» технологий, оно может быть полезно российскому бизнесу. Чем же так хорош «гибрид»?
1. Прозрачность и подконтрольность
Не секрет, что использование аутсорсинга затрудняет его низкая прозрачность для заказчика: процесс передается провайдеру и сразу попадает в «слепую зону». То есть клиент теряет непрерывный контроль над процессом и видит только точку входа и результат. Это значит, что соглашаясь на аутсорсинг компания соглашается нести множество рисков, связанных с потенциально плохой работой провайдера.
В свою очередь, использование SaaS HRM-системы в комплексе c аутсорсингом не дает потерять контроль над процессом ни на секунду. В любое время можно войти в систему и узнать, что делает провайдер, на какой стадии находится выполнение задач или процессов. Так что при введении SaaS в аутсорсинговую схему черный ящик превращается в стеклянный.
2. Бесшовная интеграция
При традиционном аутсорсинге могут возникнуть трудности и технического плана. Например, вместе с расчетом заработной платы на аутсорсинг выгодно передавать кадровое делопроизводство. Наибольшую трудность при такой передаче обычно представляет интеграция информационных систем, которые применяются для выполнения этих функций клиентом и аутсорсером. Настройка обмена данными может потребовать специального программирования.
Далеко не все провайдеры готовы вести расчеты в удобной клиенту системе и способны предоставлять отчетность в удобном формате. По данным исследования «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», подготовленного Headhunter по заказу UCMS Group и Интеркомп, причиной недовольства работой аутсорсинг-провайдера нередко становится неприемлемый формат предоставления отчетности и невозможность получить целостные данные.
Когда сотрудники заказчика решения SaaS+аутсорсинг работают в одной системе со специалистами провайдера, задачи интеграции ПО и вышеназванные поводы для недовольства снимаются.
В пользу эффективности использования модели SaaS + аутсорсинг свидетельствуют и конкретные кейсы. Например, наш клиент L`Oreal после перевода кадрового делопроизводства на SaaS HRMS перевел в нее и расчет зарплат из Scala.
3. Полный и оперативный контакт
Имея «бесшовную» IT-интеграцию с провайдером, разумеется, куда проще включить процесс на аутсорсинге в общую канву бизнес-бытия. Заказчик получает возможность непрерывно, в онлайн-режиме предоставлять данные провайдеру и оперативно корректировать их. Существенно упрощается процесс сбора кадровой и финансовой информации, интеграция с другими информационными системами, существующими в компании.
4. Лучше, чем просто HRMS
SaaS HRMS интересна не только в паре с аутсорсингом, но и как самодостаточное решение. Оно позволяет не тратить время и средства на внедрение и поддержку собственной HRM-системы, а просто взять ее в аренду. По нашим подсчетам, SaaS HRM- система экономичнее традиционной HRMS в эксплуатации примерно на 50%. Ее внедрение не требует капвложений, позволяет покупать лицензии по мере необходимости и не загружать внутреннюю IT-службу вопросами техподдержки. К тому же внедрение дорогостоящей HRMS не гарантирует, что она окупится и даст нужный результат.
SaaS HRMS имеет функциональность любой современной HRMS, позволяя вести кадровое делопроизводство, расчет заработной платы, учет рабочего времени сопровождать процессы подбора, оценки и развития персонала, самообслуживания сотрудников (когда работники самостоятельно предоставляют специалистам по кадрам, например, изменения персональной информации, данные листов учета рабочего времени и прочее). По требованию клиента ее можно кастомизировать.
Кроме того, HRMS «в облаке» позволяет провести внедрение быстро. В L`Oreal отмечают, что для полной настройки системы под нужды компании потребовалось около двух месяцев. В компании считают, что при покупке собственной HRM-системы времени понадобилось бы в разы больше.
5. Все пряники аутсорсинга
Разумеется, модель позволяет пользоваться и всеми преимуществами аутсорсинга бизнес-процессов. По отзывам другого нашего клиента, Perfetti Van Melle, использование SaaS-модели позволяет организовать гибкое, адаптивное и экономичное HR-подразделение. В компании отмечают выгоду по показателям совокупной стоимости владения и возврата инвестиций, а также возможность совершенствовать процессы кадрового администрирования и расчета зарплат без наращивания штата HR-подразделения и масштабных инвестиций во внедрение и владение HRM-системой.
6. Удобство для территориально распределенных компаний
Если аутсорсинг принято считать выгодным для небольших и средних компаний, то модель SaaS HRMS + аутсорсинг пользуется спросом и у территориально распределенных, транснациональных корпораций.
В Европе у нас много клиентов с представительствами в разных странах, которые, например, хотят считать зарплаты по-разному, оставаясь при этом в рамках корпоративных процедур. Или часть представительств хочет считать зарплаты и вести кадровое делопроизводство своими силами, а другие – передать на аутсорсинг. Аутсорсинг почти всегда актуален для российских представительств, поскольку наше законодательство отличается высокой изменчивостью и специфичностью.
Тандем SaaS + аутсорсинг с одной стороны обеспечивает необходимую гибкость, а с другой не мешает консолидации данных в рамках всей бизнес-структуры, ведь вся информация находится в одной системе, позволяющей работать с учетом законодательства разных стран.
7. На аутсорсинг и обратно
По данным нашего исследования «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», более половины компаний хотя бы раз по собственной инициативе прекращали сотрудничество с провайдером аутсорсинга из-за неудовлетворенности качеством работы последнего.
Прекращение сотрудничества с провайдером – решение непростое, за которым следуют дополнительные временные и финансовые затраты на возврат процесса обратно в компанию и/или поиск нового поставщика услуги. Использование модели SaaS HRMS + аутсорсинг защищает инвестиции заказчика в аутсорсинг-проект и позволяет вести более гибкую политику в отношении реализации кадровых функций. Чтобы вернуть процесс обратно в компанию, достаточно обучить собственных специалистов использовать SaaS-систему самостоятельно. Не требуется длительных процедур возврата данных и передачи дел. Можно перейти на аутсорсинг и после самостоятельного использования HRMS.