Понятие путевого листа вводится и регламентируется Уставом авто- и наземного городского электротранспорта (закон № 259-ФЗ, ст. 6). Основное изменение в этой статье:
- теперь при желании документ можно оформить электронный лист;
- обычно оформляется владельцем ТС, при аренде вместе с экипажем — арендодателем.
Также Приказом № 390 Минтранса утверждены многочисленные новшества в части реквизитов и ведения учета путевых листов.
Новые, обязательные и устаревшие сведения
Из реквизитов исключили название и номер, а вот сведения о владельце ТС теперь нужны более полные: для юридических лиц — с указанием адреса, контактных данных и ОГРН (ранее требовалось указывать только организационно-правовую форму), для индивидуальных предпринимателей — указание адреса прописки.
Отметки при выходе на линию и передаче ТС
Фиксация показаний одометра остается обязательной, причем указывать их теперь дополнительно требуется на момент передачи машины по окончании рабочей смены/дня (от сдающего смену водителя к принимающему).
Что касается отметки о медосмотре, то новым требованием является указание наименования медорганизации и серии/номера и прочих данных медлицензии.
Важное новшество: теперь путевой лист может быть действителен более одного календарного дня — достаточно указать точные даты начала/окончания его действия. Это значит, что ИП и организации смогут сформировать удобный для себя бланк, утвердив его форму соответствующим приказом.
Указание вида сообщения/перевозки
Поле с данными о виде сообщения предполагает три варианта заполнения — четкое деление на перемещение в пригороде, в черте города и между городами.
К стандартным видам перевозок (пассажирские заказные и регулярные, коммерческие, для собственных нужд и пр.) добавлен еще один новый — передвижение и работа ТС спецназначения.
О ведении журнала регистрации
Большим облегчением для владельцев ТС стала отмена обязанности регистрировать в специальном журнале все выписываемые путевые листы. Упоминания о необходимости вести такой журнал в бумажном или электронном виде нет, значит — нет и обязательного требования.
Важно: не стоит на радостях избавляться от журнала, если принято решение далее его не поддерживать. Дело в том, что Приказ Росархива № 236 устанавливает 5-летний срок хранения подобных документов.
Что надо знать о путевом листе в электронном виде
Хотя применение документа такого формата необязательно, разрабатывается он ФНС РФ, поэтому при оформлении требует соблюдения требований упомянутого Устава (ст. 18.1).
Основные положения:
- скрепляется электронными подписями (УКЭП или УНЭП) лиц, ответственных за проведение техосмотра машины, медосмотра водителей, фиксацию километража, заполнение самого путевого листа (все они должны иметь один из указанных видов подписей);
- обмен путевыми листами проводится исключительно через операторов ЭДО;
- после оформления направляется ГИС ЭПД для организации доступа к указанным сведениям со стороны всех заинтересованных ведомств (МВД, Минцифры, Минтранс, Ространснадзор, ФНС);
- при сверке может предъявляться как в виде ЭД, так и в виде бумажной копии;
- исправление возможно путем создания нового документа, содержащего указание о внесенных изменениях и подписанного в установленном порядке;
- хранение предписывается в электронном виде, распечатка оригинал не заменяет и обязательной не является.
Важно: в общем случае хранить электронный путевой лист необходимо 5 лет, однако срок десятикратно увеличивается в случае, если это единственный документ, который подтверждает, что водитель исполнял свои трудовые обязанности в опасных и/или вредных условиях.