Содержание целого бухгалтерского отдела сегодня не в тренде: куда удобнее и выгоднее либо перевести бухгалтера на дистанционную работу, либо вообще отказаться от штатных сотрудников и передать бухучет на аутсорсинг (основания — закон № 402-ФЗ, приказ Минфина № 3).
С переводом своей бухгалтерии все понятно: работу сотрудники знают, право подписи имеют — достаточно документально оформить «удаленку» и автоматизировать процесс. Другое дело — отдать этот важнейший сегмент в чужие руки.
Прежде всего следует определиться с объемом передаваемых работ (полное ведение бухгалтерии, только сдача отчетности, бухгалтерия + налоговый учет и т.п.) — от этого в немалой степени зависят требования к аутсорсеру.
«Чужие» в вашей бухгалтерии: выбор и налаживание сотрудничества
Избежать неприятных сюрпризов при выборе аутсорсингового партнера помогут 10 несложных шагов:
- Проверка репутации поставщика аутсорсинговых услуг через открытые источники (сайты самой компании/налоговой службы/исполнительной судебной службы, а также отзывы сотрудников и клиентов).
- Ознакомление с техническими возможностями сотрудничества: используемые ПО и сервисы, наличие личного кабинета клиента, в идеале — предоставление тестового периода/пробного доступа.
- Утонение нюансов ценообразования по договору (при абонплате — подробное перечисление всех обязательств в рамках суммы и порядок акцептирования допуслуг), проверка соглашения на наличие скрытых платежей и комиссий.
- Передача права подписи — серьезный момент, предполагающий точное определение в доверенности документов, на которых вправе расписываться стороннее лицо, и срока реализации этого права.
- Установление ответственности сторон. По закону за ошибки в отчетности отвечает руководитель компании-заказчика, поэтому в договоре на аутсорсинговые услуги необходимо предусмотреть рабочий механизм компенсаций.
- Определение порядка работы с документами и их хранения (документооборот только электронный или смешанный), названия и конфигурации бухгалтерской программы, наличие прав аутсорсера на используемое ПО.
- Установление сроков подачи отчетности, включая согласование отчетной документации с заказчиком до установленной даты подачи документов в контролирующие органы.
- Обеспечение безопасности персональных данных сотрудников (закон № 152-ФЗ требует согласия персонала на обработку таких данных, а подача соответствующего уведомления в Роскомнадзор до 1 сентября 2022 г. должна выполняться уже с учетом подключения аутсорсера).
- Закрепление правил проверки деятельности аутсорсера, включая право заказчика выбирать аудитора.
Наконец, не лишним будет узнать, предоставляет ли компания другие услуги (например, в сфере IT или юриспруденции) — и это последний десятый шаг навстречу успешному аутсорсинговому сотрудничеству.