Электронные трудовые книжки. Что ждет работодателя?

Правительственная комиссия по законопроектной деятельности одобрила пакет поправок в законодательство для перехода на электронные трудовые книжки. Документы подготовлены Минтрудом.

О том, что трудовые книжки надо отменять, и они будут отменены, обсуждалось в кадровом сообществе еще в далеких 2008-2009 годах. Тогда было много мнений на этот счет. И вот, спустя 10 лет, эта достаточно сомнительная на тот момент инициатива состоялась.

Одобрено сразу три, связанных с переходом на электронные трудовые книжки, законопроекта:

• о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде);
• о внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»;
• о внесении изменений в Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».

Эта информация уже появилась в «Российской Газете», а это означает, что законопроекты скоро станут законами и всем работодателям вне зависимости от формы собственности уже пора начинать готовиться к нововведениям.

Предлагаем рассмотреть подробнее, что же это означает для компаний, их работников и кадровых специалистов.

На первый взгляд, это должно снять с компаний достаточно серьезную «головную боль», ведь трудовых книжек больше не будет, а это значит, что:

1. Не надо закупать бланки трудовых книжек и вкладышей в них в большом количестве. Многие компании не удерживают стоимость этих бланков с работников, хоть это и предписано инструкцией по ведению и хранению трудовых книжек (п. 47 Правил утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Для компании это будет дополнительной экономией на затратах.
2. Нет закупки бланков, соответственно, приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей в них более будет не нужна. Из практики, многие компании её и так не ведут, так как стоимость бланков с работников не взымают. Таким образом, с работодателя будет снят риск санкций в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 рублей) за отсутствие книги.
3. Нет трудовых книжек, следовательно, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них также теряет свою актуальность. А это значит, что с работодателя будет снят риск санкций в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 рублей) за неправильное оформление или ведение этой книги. Опять же, из практики, не каждый работодатель оформляет её по всем правилам (книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена сургучной печатью).
4. Если трудовой книжки нет, то и потерять её невозможно. А, следовательно, с работодателя снимается еще один важный риск – уголовной ответственности по статье «халатность» за утерю или порчу трудовых книжек (ст. 293 УК РФ).
5. Ну и, конечно, «вишенка на торте», это означает, что упраздняется дисциплинарная ответственность (ч.1 ст. 192 ТК РФ) ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек (замечание, выговор, увольнение).

Но если внимательно прочитать законопроекты, то трудовая книжка не уходит из жизни трудящихся граждан, а только приобретает цифровой вид.

С 1 января 2021 года трудовые книжки на бумажном носителе предприятия будут вести только для сотрудников, которые подадут письменное заявление до конца 2020 года. Если работник это не сделает, то книжку ему выдадут на руки, поскольку работодатель освобождается от ответственности за ее хранение, а дальнейший учет сведений о трудовой деятельности будет вестись в электронной форме.

Так как мы все знаем, что не каждый рядовой работник следит за новостями, а тем более так углубляется в них, то работодателям будет нужно уведомить работников, что они ждут от них заявления с указанием того, хотят они или нет продолжать вести записи в трудовых книжках. И это не право, а обязанность работодателя, прописанная в Законопроекте в части второй «Переходные положения»:

В целях обеспечения формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде работодатели в течение 2020 года осуществляют мероприятия по реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации, включающие:

• подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости);
• внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;
• обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему, начиная с 1 января 2020 года;
• уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с ведением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде, в том числе о праве ведения трудовой книжки на бумажном носителе по заявлению работника.

Для тех работников, которые изъявят желание продолжать вести трудовую книжку, информацию будет нужно дублировать и в книжку, и электронную базу информации. Законопроектами предусмотрено, что параллельно в 2020 году работодатели ежемесячно станут предоставлять информацию о специальности работника, его квалификации, его внутренних перемещениях, а также перемещениях между работодателями в систему персонального учета. Ее ведет Пенсионный фонд. А это дополнительная работа для кадрового специалиста, как минимум. С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Дальше – больше, с 1 января 2021 года такие сведения в случаях приема на работу или увольнения должны представляться не позднее одного рабочего дня, следующего подписанием соответствующих приказов.

Одновременно вносятся изменения в Кодекс об административных правонарушениях. Если работодатель будет нарушать правила предоставления информации о работниках в систему персонального учета, его сначала предупредят, а потом оштрафуют. Таким образом, часть рисков по санкциям, действительно, с работодателя снимаются, но при этом приобретаются новые.

Отдельный немаловажный вопрос возникает относительно того, как теперь работодателям проверять квалификацию соискателей. Не начнется ли массовая подделка резюме с потрясающим опытом работы, который фактически трудовой книжкой подтвердить будет нельзя? Но не тут-то было. Законодатель планирует внести дополнительную статью в трудовой кодекс (66.1), которая не позволит недобросовестным соискателям мошенничать со своим опытом. Согласно новой статье при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, будет должно предъявить работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или во многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, или полученные в Пенсионном фонде Российской Федерации либо посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) на бумажном носителе или в электронном виде.

В принципе, если пройтись по планируемым правкам в Трудовой Кодекс, то можно сделать вывод, что операции кадрового специалиста и работодателя коренным образом не меняются. Давайте посмотрим основные ключевые операции по кадровому администрированию в части работы с трудовыми книжками и сравним.

Как видно из сравнительной таблицы, кардинальным образом для работодателя мало что меняется. Переход на цифровую трудовую книжку сэкономит работодателю затраты на бланки, снизит количество рисков по ст. 5.27 КоАП за некорректное ведение трудовых книжек и связанных с ними книг учета, однако принесет новый риск санкций за несвоевременное уведомление ПФР о приеме/увольнении/ кадровом перемещении/ получении дополнительной специальности/ образования сотрудника. И, если раньше кадровый работник мог планировать свою работу и внести запись в трудовую книжку немного позже, когда появлялось «окно» для этого, то сейчас это сделать будет невозможно. Скорее всего, для компаний с большой численностью это принесет увеличение штата отдела кадров.

У вас остались вопросы после прочтения статьи? В сентябре мы планируем провести бесплатный вебинар по теме электронных трудовых книжек. На нем мы обсудим все тонкости этого нововведения. Вы можете зарегистрироваться на вебинар уже сейчас, точная дата проведения и информация о вебинаре будет вам выслана позже.