Электронная трудовая книжка: особенности перехода, последние новости

С началом текущего 2020 года стартовали законодательные изменения, в соответствии с которыми основным документом трудоустроенного россиянина становится электронная трудовая книжка. Переход на использование такого формата обеспечен двумя федеральными законами, которые были приняты в декабре 2019 г., а именно:

  • №436-ФЗ — коррективы в закон об учете в системе ОПС (новая формы отчетности для ПФ РФ);
  • №439-ФЗ — коррективы в ТК РФ, включая перечень обязанностей работодателей при переходе на электронную систему учета.

Сразу же отметим, что в нормативно-правовых актах используется специальный термин для кадровых документов, введенный Постановлением Правления ПФ РФ №730п и закрепленный в обновленном ТК РФ (ст. 66.1) — «сведения о трудовой деятельности».

Правительственное постановление, которое запустило внесение поправок в 55 действующих нормативных документов, предписывает использовать именно этот термин повсюду, где есть упоминание о трудовой книжке, ее копиях или выписках из нее.

Последние новости на фоне законодательных новшеств

Перечислим кратко, что ждет российские предприятия и организации:

2020 г. 2021 г.
·       обязательная передача в ПФР сведений по всем сотрудникам учреждения в электронном виде;

·       ведение трудовых книжек в традиционном бумажном виде и параллельно в электронном (с использованием площадки ПФР).

выбор способа дальнейшего ведения трудовых книжек (варианты: бумажные и электронные, только электронные).

 

 

До 31.10.2020г.  включительно работодатели обязуются известить сотрудников о возможности перехода на новый формат учета трудовой деятельности. У работников есть время на принятие решения — до конца текущего года.

Перевод на электронную форму ведения трудовой книжки (с отказом от бумажной) без согласия самого работника невозможен. Следует иметь в виду также, что с начала 2021 года для вновь принимаемых на работу бумажные трудовые книжки заводиться уже не будут.

Плюсы и минусы электронного учета

Электронная книжка является аналогом бумажной версии и содержит полные сведения о трудовой деятельности/стаже работника: его личные данные, места работы, выполняемые функции, переводы на другую должность внутри одного предприятия или на другую работу со сменой работодателя, информацию об увольнении с указанием основания такого решения и причин разрыва трудового договора). Эти сведения направляются в Пенсионный фонд и хранятся на информационных ресурсах ПФР.

Как и всякий иной инструмент, учет трудовой деятельности в электронном виде имеет преимущества и недостатки. Для удобства восприятия представим их в сводной таблице:

  Плюсы Минусы
Для работника ·     удобный доступ для просмотра своих данных через приложение на смартфоне;

·     оперативность получения информации о собственной трудовой деятельности (в личном кабинет на сайте ПФР или через портал государственных услуг);

·     возможность при трудоустройстве «предъявлять» трудовую в электронном виде с ЭЦП и с удобством забирать сведения при увольнении (в том числе в бумажном виде по желанию);

·     оформлять пенсию без сбора документов, используя в качестве подтверждения только данные лицевого счета;

·     возможность трудоустраиваться дистанционно;

·     доступ к некоторым госуслугам при помощи данных электронной трудовой;

·     простота сверки правильности и своевременности отчисления работодателем страховых взносов с зарплаты;

·     отсутствие разборок в связи с отказом работодателя возвращать трудовую книжку при увольнении.

·     возможность утечки информации (риски компьютерного сбоя либо взлома цифровой системы);

·     потребность в крупных инвестициях для разработки (доработки) программы кадрового учета;

·     серьезные затраты на приобретение необходимого ПО и на техподдержку системы;

·     риск ошибочного переноса данных работника при передаче информации от работодателя в ПФР;

·     отсутствие у многих работников постоянного. доступа к сети интернет, слабые навыки в пользовании интернет-ресурсами;

·     отсутствие доверия к виртуальным данным у людей старшего поколения.

 

Для работодателя ·     минимизация издержек на ведение кадрового учета;

·     удобство и оперативность обработки данных, простой доступ к информации;

·     минимизация рисков ошибок и неточностей при занесении сведений, исключение риска внести недостоверные данные;

·     оперативность аналитической обработки информации;

·     избавление от ответственности за хранение трудовых книжек и от риска их потерять;

·     надежная защита персональных данных работников;

·     избавление от административной ответственности за неправильное ведение трудовой книжки.

Инструкция по переходу на цифровой учет

Для осуществления перехода работодателю следует сделать несколько шагов, а именно:

  • внести соответствующие изменения в правила внутреннего трудового распорядка, оформив их как приложение к коллективному договору;
  • обеспечить техническую готовность подачи в ПФР отчета СЗВ-ТД, обновив кадровые и бухгалтерские программы;
  • издать приказ с указанием видов необходимых мероприятий, сроков их реализации и ответственных лиц;
  • уведомить каждого работника о готовящихся изменениях в письменной форме.

 

Добавить комментарий

Комментариев нет

Перейти к началу страницы