С началом текущего 2020 года стартовали законодательные изменения, в соответствии с которыми основным документом трудоустроенного россиянина становится электронная трудовая книжка. Переход на использование такого формата обеспечен двумя федеральными законами, которые были приняты в декабре 2019 г., а именно:
- №436-ФЗ — коррективы в закон об учете в системе ОПС (новая формы отчетности для ПФ РФ);
- №439-ФЗ — коррективы в ТК РФ, включая перечень обязанностей работодателей при переходе на электронную систему учета.
Сразу же отметим, что в нормативно-правовых актах используется специальный термин для кадровых документов, введенный Постановлением Правления ПФ РФ №730п и закрепленный в обновленном ТК РФ (ст. 66.1) — «сведения о трудовой деятельности».
Правительственное постановление, которое запустило внесение поправок в 55 действующих нормативных документов, предписывает использовать именно этот термин повсюду, где есть упоминание о трудовой книжке, ее копиях или выписках из нее.
Последние новости на фоне законодательных новшеств
Перечислим кратко, что ждет российские предприятия и организации:
| 2020 г. | 2021 г. |
| · обязательная передача в ПФР сведений по всем сотрудникам учреждения в электронном виде;
· ведение трудовых книжек в традиционном бумажном виде и параллельно в электронном (с использованием площадки ПФР). |
выбор способа дальнейшего ведения трудовых книжек (варианты: бумажные и электронные, только электронные).
|
До 31.10.2020г. включительно работодатели обязуются известить сотрудников о возможности перехода на новый формат учета трудовой деятельности. У работников есть время на принятие решения — до конца текущего года.
Перевод на электронную форму ведения трудовой книжки (с отказом от бумажной) без согласия самого работника невозможен. Следует иметь в виду также, что с начала 2021 года для вновь принимаемых на работу бумажные трудовые книжки заводиться уже не будут.
Плюсы и минусы электронного учета
Электронная книжка является аналогом бумажной версии и содержит полные сведения о трудовой деятельности/стаже работника: его личные данные, места работы, выполняемые функции, переводы на другую должность внутри одного предприятия или на другую работу со сменой работодателя, информацию об увольнении с указанием основания такого решения и причин разрыва трудового договора). Эти сведения направляются в Пенсионный фонд и хранятся на информационных ресурсах ПФР.
Как и всякий иной инструмент, учет трудовой деятельности в электронном виде имеет преимущества и недостатки. Для удобства восприятия представим их в сводной таблице:
| Плюсы | Минусы | |
| Для работника | · удобный доступ для просмотра своих данных через приложение на смартфоне;
· оперативность получения информации о собственной трудовой деятельности (в личном кабинет на сайте ПФР или через портал государственных услуг); · возможность при трудоустройстве «предъявлять» трудовую в электронном виде с ЭЦП и с удобством забирать сведения при увольнении (в том числе в бумажном виде по желанию); · оформлять пенсию без сбора документов, используя в качестве подтверждения только данные лицевого счета; · возможность трудоустраиваться дистанционно; · доступ к некоторым госуслугам при помощи данных электронной трудовой; · простота сверки правильности и своевременности отчисления работодателем страховых взносов с зарплаты; · отсутствие разборок в связи с отказом работодателя возвращать трудовую книжку при увольнении. |
· возможность утечки информации (риски компьютерного сбоя либо взлома цифровой системы);
· потребность в крупных инвестициях для разработки (доработки) программы кадрового учета; · серьезные затраты на приобретение необходимого ПО и на техподдержку системы; · риск ошибочного переноса данных работника при передаче информации от работодателя в ПФР; · отсутствие у многих работников постоянного. доступа к сети интернет, слабые навыки в пользовании интернет-ресурсами; · отсутствие доверия к виртуальным данным у людей старшего поколения.
|
| Для работодателя | · минимизация издержек на ведение кадрового учета;
· удобство и оперативность обработки данных, простой доступ к информации; · минимизация рисков ошибок и неточностей при занесении сведений, исключение риска внести недостоверные данные; · оперативность аналитической обработки информации; · избавление от ответственности за хранение трудовых книжек и от риска их потерять; · надежная защита персональных данных работников; · избавление от административной ответственности за неправильное ведение трудовой книжки. |
Инструкция по переходу на цифровой учет
Для осуществления перехода работодателю следует сделать несколько шагов, а именно:
- внести соответствующие изменения в правила внутреннего трудового распорядка, оформив их как приложение к коллективному договору;
- обеспечить техническую готовность подачи в ПФР отчета СЗВ-ТД, обновив кадровые и бухгалтерские программы;
- издать приказ с указанием видов необходимых мероприятий, сроков их реализации и ответственных лиц;
- уведомить каждого работника о готовящихся изменениях в письменной форме.