Служебной командировкой называется поездка работника для выполнения служебного поручения вне постоянного места работы, осуществляемая по распоряжению руководства и рассчитанная на фиксированный срок. При этом в обязанности работодателя входит возмещение сотрудникам расходов, возникающих в связи со служебной командировкой.
К данной категории затрат относят:
- стоимость проезда в оба конца (включая все предусмотренные географией командировочной поездки перемещения);
- стоимость жилья;
- дополнительные расходы, обусловленные проживанием вне привычной обстановки (так называемые суточные);
- любые иные согласованные с руководством компании траты.
Постановлением Правительства РФ №329 от 1 марта текущего 2023 г. в положения о порядке направления сотрудников в служебные командировки внесены изменения в пункт 7, а именно — в части правил подтверждения расходов откомандированного лица на проживание.
Новые правила действуют с 10 марта текущего года. Что же изменилось и как учитывать внедренные новшества?
Как правильно оформить командировочные
Перечень возмещаемых при выполнении служебных обязанностей на выезде расходов не изменился. Впрочем, правила и нормы возмещения командировочных организации устанавливают самостоятельно, используя для этого внутренние нормативные акты.
Текущие поправки подготовлены на базе новых правил гостиничного бизнеса: с 2021 г. постояльцам гостиниц выдаются бланки строгой отчетности либо фискальные чеки.
Внесенное правительством изменение носит характер уточнения перечня документов, с помощью которых срок пребывания в командировке может быть подтвержден в случае отсутствия проездных документов.
Вот уже более месяца работники могут для этих целей использовать следующие документы:
- договор на оказание услуг проживания в отеле по месту служебной поездки;
- кассовым чеком, отражающим оплату таких услуг;
- оформленным на бланке строгой отчетности документом, который не является кассовым чеком, но подтверждает факт предоставления гостиничных услуг.
Почему важно правильно подтверждать расходы при оформлении командировки? Дело в том, что в отсутствие выполненного в соответствии с указанными требованиями подтверждения побывавшему в служебной поездке сотруднику придется заплатить с полученных компенсационных выплат налог на доходы физлица и взносы.
Нюансы возмещения командированному других расходов
Подтверждением расходов поезд/перелет является электронный билет. Его необходимо предоставить в распечатанном виде, для авиаперевозки потребуется также посадочный талон. Если талон утерян, можно запросить в авиакомпании справку либо использовать документы, которые подтверждают факт перелета косвенно (отметку о пересечении границы в загранпаспорте, к примеру).
Оплата прочих транспортных услуг осуществляется на основании:
- такси — по чеку контрольно-кассовой техники (в пределах локальных нормативных актов);
- каршеринг — по чеку ККТ при наличии договора.
Использование платных дорог учитывается в налоговых расходах без начисления взносов и НДФЛ.