Бухгалтерский аутсорсинг предполагает взаимное уважение сторон, поэтому необоснованные претензии, язвительные замечания и попытки решить вопросы в нерабочее время следует пресекать незамедлительно.
В том, что сотрудничество пошло по непродуктивному руслу, виноват может быть как заказчик, так и поставщик услуг. Так, бухгалтер-аутсорсер может добиться обесценения услуги из-за неправильного позиционирования — например, консультируя клиента бесплатно и в любое время.
Как выстроить здоровые партнерские отношения?
Топ-7 проблем в отношениях клиент/аутсорсер
Заблуждения относительно сути аутсорсинговых услуг порождают различные проблемы, в числе которых:
- отрицание клиентами неприятных для них законодательных новшеств;
- неоправданные ожидания относительно стоимости услуг;
- попытки клиента организовать контроль над финансовыми потоками, избежав затрат на необходимые инструменты;
- утрата клиентом понимания ценности бухгалтера при удаленной работе;
- непонимание факта высокой трудозатратности консультаций по смене налогового режима;
- отказ клиента от новых систем товарного учета;
- недооценка важности бухгалтера при удаленной работе.
Рекомендации, которые помогут восстановить баланс
Каждая ситуация имеет свои причины, и оптимальный выход из нее можно найти только с учетом реалий. Пройдемся оп описанным выше пунктам возможных сложностей сотрудничества:
- если клиент (чаще всего ИП) не хочет готовиться заранее к изменениям в порядке работы, которые он считает неудобными/невыгодными, аутсорсеру необходимо терпеливо, но настойчиво разъяснить возможные последствия, а главное — подтвердить готовность организационно помочь клиентскому бизнесу перестроиться;
- если возникает несогласие по стоимости обслуживания (обычно это случается с патентщиками, которые не учитывают свой поток продаж или необходимость работы с технологическими картами из-за текучки кадров), необходимо просто предоставить расчетное число операций в месяц, для лучшего понимания — сравнить стоимость услуги у клиента с меньшим ежемесячным количеством операций;
- если клиент, считая управленческий контроль чересчур сложным, сам за финансами не следит, но постоянно требует аналитику от бухгалтера, целесообразно порекомендовать сервисы, автоматизирующие создание отчетов;
- если качественный труд удаленного специалиста стал для клиента «незаметным», стоит объяснить, что «невидимый» бухгалтер — это как раз хороший бухгалтер, потому что в противном случае забыть о нем не удалось бы. Для повышения лояльности заказчика стоит ввести ежемесячную отчетность — например, данные по итогу месяца о доходах и ближайших платежах;
- если клиент злоупотребляет возможностью задавать вопросы аутсорсеру, необходимо аккуратно продемонстрировать трудозатратность такой работы, не отказываясь от нее — ведь консультации укрепляют авторитет специалиста;
- если клиент не видит преимуществ системы товарного учета, обычно хватает одного наглядного примера ее работы, который, сколько времени и сил можно сэкономить;
- если из-за непонимания и недооценки важности бухучета клиент допускает небрежность в передаче первички, стоит сблизить бухучет с управленческим: многие важные цифры, представленные в удобном табличном виде, помогут быстро изменить отношение.
Главное «оружие» бухгалтера-аутсорсера в налаживании отношений с клиентами — умение увидеть их мотивацию и использовать ее в спорных ситуациях для убеждения.