Если компания сотрудничает с дистанционным работником, возникает необходимость компенсировать материальные затраты дистанционщика, связанные с особенностями организации его труда. Этот нюанс обязательно прописывается в трудовом договоре или в локальном акте, регламентирующем подобные взаимоотношения.
Два основные условия выплаты такой компенсации:
- оборудование для удаленной работы (личное или арендованное) должно задействоваться исключительно с ведома и согласия работодателя;
- все согласованные средства и техника используются работником именно для трудовой деятельности.
Как правильно оформить выплаты по удаленной работе при расчете налогообложения прибыли и куда их отнести?
Как подтверждаюся расходы и обоснованность их размера
Все возникающие в процессе бизнес-деятельности расходы требуют экономического обоснования и подтверждения с помощью документов. Величина компенсации дистанционщикам — не исключение, и на них действуют законодательно установленные ограничения. Закон № 389-ФЗ допускает два варианта осуществления таких выплат:
- в сумме расходов сотрудника-удаленщика, которые подтверждены соответствующими документами;
- в размере до 35 руб. за каждый рабочий день (лимит закрепляется в допсоглашении и освобождает от предоставления первичных подтверждающих документов).
Иначе говоря, работодатель самостоятельно определяет размер компенсации. При этом в первом варианте для подтверждения расходов могут быть использованы:
- кассовые чеки и прочие платежные документы, подтверждающие выполнение дистанционным сотрудником перечисленных в ТД затрат;
- копии технических паспортов на используемую удаленщиком оргтехнику.
О налоговом учете компенсаций дистанционщикам
В течение длительного времени отдельная норма для учета связанных с выполнением трудовых обязанностей в дистанционном режиме комп выплат не существовала — их рассматривали как обычные расходы на оплату труда, закрепленные в НК РФ (ст. 255, п. 3).
Однако выплаты дистанционщикам на самом деле нельзя считать ни стимулирующими надбавками, ни дополнительными начислениями в связи с условиями/режимом труда — они связаны лишь с особым местом выполнения трудовых обязанностей.
Этот казус был устранен внесением поправки в налоговый кодекс в 2023 г. (закон № 389-ФЗ): теперь в ст. 264 п. 1 появился дополнительный подпункт, а компенсация затрат работников-дистанционщиков учитывается в разделе «прочие расходы». При этом ст. 272 НК РФ (п. 3, пп. 7) предписывает признавать такие расходы на дату расчетов, прописанную в договоре или допсоглашении.
Как рассчитать размер компенсации за электричество и связь
Помимо оборудования, ПО и прочих матсредств, удаленному работнику необходимо компенсировать затраты на электроэнергию и услуги интернет-провайдера. Здесь, как и по остальным расходам, возможны два пути:
- фиксированный размер компенсации, закрепленный в договоре и предполагающий расчет, исходя из фактически отработанных сотрудником дней;
- по фактическим расходам, что потребует наличия квитанций об оплате.
На основании месячной платы за интернет и электроэнергию рассчитывается средний дневной расход, который умножается на число фактически отработанных дней. В отсутствие платежных документов работодатель осуществлять компвыплаты не обязан, ведь исполнитель мог работать, к примеру, в кафе с бесплатным подключением к сети.