Личные карточки в электронном виде вести нельзя

Сейчас все больше документов переводят в электронный формат. С 2020 года появятся уже и электронные трудовые книжки. В связи с этим многие работодатели хотят и у себя в организациях оптимизировать кадровый документооборот и перевести по максимуму все в цифровой формат. Вот только спешить тут не надо – можно получить штрафы за такую «оптимизацию».

Не так давно на официальном портале онлайнинспекция.рф Роструд дал разъяснения по поводу ведения личных карточек работников (форма Т-2) в электронной форме. В вопросе организация уточняла, можно ли вести карточки исключительно в электронной форме, распечатывая их для подписи работникам только при увольнении. При этом работодатель предполагал все сделать официально – закрепить такой порядок в локальном нормативном акте (далее – ЛНА).

Несомненно, такой вариант очень удобен – не надо держать большое количество бумажной документации, вносить записи от руки, подклеивать и подшивать странички, когда какой-то раздел оказывается заполненным. Многие организации так и поступают, не спрашивая совета Роструда.

И зря так делают.

Роструд однозначно высказался против подобного положения дел и пригрозил штрафами за подобные вещи. Дело в том, что Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, говорят о том, что работник должен расписываться в карточке Т-2 каждый раз, когда вносятся записи в трудовую книжку.

Именно поэтому возможно только первичное заполнение личной карточки на компьютере, после чего ее необходимо распечатать, прошить и далее хранить и вести уже в бумажном варианте, не забывая давать на подпись сотруднику.

Какие штрафы могут быть в случае нарушения? Тут будет ответственность по п. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. Этой нормой предусмотрены штрафы на должностных лиц в размере от 1000 до 5000  рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30000 до 50000 рублей.

Надо признать, некоторые работодатели вообще не понимают назначение карточки Т-2 и не ведут их на своих сотрудников. Это тоже нарушение, и за него можно получить такие же штрафы. Личная карточка на каждого работника – это обязательный документ. В нее заносятся сведения о работнике – данные паспорта, документов об образовании, ИНН и СНИЛС, отдельные моменты из трудового договора и т.д.

Да, с одной стороны ряд данных, графы для которых предусмотрены в карточке, сейчас заполнять не стоит – сведения о личной жизни, о родственниках – это избыточные персональные данные, за которые можно уже получить штрафы от Роскомнадзора. Зато все остальные графы, заполненные в соответствии с требованиями, сформируют очень удобный документ, в котором будут собраны все сведения о работнике.

Кстати, все данные документов работника необходимо вносить именно в карточку Т-2, а не делать ксерокопии. Ксерокопии, как уже неоднократно упоминал Роскомнадзор, делать и хранить нельзя. Данные документов вы вносите в личную карточку из оригиналов, а потом их возвращаете работнику. При необходимости что-то уточнить он принесет вам их еще раз.

Таким образом, вести карточки Т-2 на работников обязан каждый работодатель. Вести их необходимо именно в бумажном виде, не забывая своевременно давать на подпись сотруднику. Кроме этого, именно в этом документе концентрируется вся информация о работнике, полностью исключая из кадрового документооборота ксерокопии личных документов.

Добавить комментарий

Комментариев нет

Перейти к началу страницы