Налоговый кодекс РФ требует от налогоплательщиков исчисления налоговой базы по каждому отчетному периоду. В расчетах задействуются данные налогового учета —принятой системы обобщения информации, которая позволяет исчислять базу налогообложения, используя сведения из первичных документов. При этом существует утвержденный порядок группирования первички (основной документ — письмо Министерства финансов РФ № 03-03-07/99864).
Первичным учетным документом оформляется и каждый факт деятельности хозяйствующего субъекта — это положение закреплено в законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9).
Собственно первичный документ может быть как «бумажным» с обычными подписями и печатями, так и цифровым — выполненным в электронной форме и заверенным электронной подписью. Это закреплено в п. 5 указанной выше статьи закона.
Однако данный закон не содержит положений, разрешающих использовать в бухучете сканы (электронные образы) первички.
Неустойчивая позиция Минфина
В Минфине позицию по возможности использования сканов учетных документов меняли несколько раз. Так, в 2020 г. она сводилась к тому, что использовать отсканированные документы в общем-то допустимо, но злоупотреблять такой возможностью не следует, ограничившись «исключительными случаями».
При этом в Министерстве подчеркнули: требования закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учете к исполнению обязательно, а это значит, что в отчетности должны появиться оригиналы первички — пусть не сразу, но как только это станет возможным.
Такая позиция ведомства была изложена в апрельском письме № 03-01-10/32570. Однако полтора года спустя она изменилась на более жесткую, и в декабрьском письме 2021 г. №03-03-07/99864 Минфин сообщил, что не видит возможности учитывать расходы для налогового и бухгалтерского учета по сканам.
Наконец, в ноябре 2022 г. Минфин вернулся к изначальной позиции, допустив использование отсканированных копий первички в случаях, когда иное невозможно по уважительной причине.
Что говорят по этому вопросу налоговики
Специалисты ФНС имеют собственное мнение, и оно было изложено еще в 2021 г. (письмо №СД-4-3/2476): отвечая на вопрос о возможности использовать в бухгалтерском учете электронные образы первичных учетных документов, налоговики сказали «можно, но в порядке исключения».
Таким образом, они поддержали самую раннюю позицию коллег из Минфина, опираясь на то, что в законе о бухучете прямого запрета на сканирование «первички» нет (к которой и сам Минфин вернулся в 2022 г.)
«Исключительные случаи»: о чем речь?
Говоря о возможности в некоторых ситуациях использовать для отчетности сканированные копии первичных учетных документов, на Минфин, ни ФНС не потрудились уточнить, какие именно случаи имеются в виду.
Предположительно речь идет о ситуациях по аналогии с периодом пандемии коронавируса, когда возникала невозможность обмена оригинальными документами с контрагентом из-за ограничительных мер.
Временное решение учета расходов по отсканированным бумажным документам возможно, к примеру, если отчетность нужна срочно для закрытия отчетного периода, но с перспективой замены сканов на оригиналы.
Электронная первичка и вовсе не создает проблем в обмене документами. Единственное, что необходимо — это соблюдение требований по форме электронной подписи, которая может быть простой, квалифицированной или неквалифицированной усиленной (выбор закрепляется в соглашении между контрагентами об ЭДО, для ряда документов установлен законодательно).