Финансовое ведомство в своем августовском письме номер 03-03-06/1/79115 уточнило порядок налогообложения в ситуации, когда сотрудник не отчитался по полученным на представительские расходы суммам или не подтвердил их расходование на нужды компании.
Что считается доходом
Согласно ст. 210 Налогового кодекса (п. 1), при расчете базы по НДФЛ включаются:
- денежные поступления;
- имущество и услуги, полученные в натуральной форме;
- материальная выгода, возникающая у физического лица.
Таким образом, использование подотчетных средств для личных трат приравнивается к экономической выгоде, а значит, формирует налогооблагаемый доход.
Обязанности подотчетного лица
Выдача наличных фиксируется по правилам указания Центробанка номер 3210-У от марта 2014 г. Согласно данному документу, работник, получивший деньги, должен:
- в срок, утвержденный руководителем, представить авансовый отчет;
- приложить документы, подтверждающие целевой характер расходов;
- вернуть неизрасходованный остаток.
Если работник оставил средства у себя или потратил их для личных нужд, сумма признается его доходом. Последствия нецелевого расходования таковы:
- работодатель обязан удержать НДФЛ;
- начисляются страховые взносы, поскольку фактически речь идет о выплате в пользу сотрудника, не связанной с производственной деятельностью.
Таким образом, подотчетные суммы, израсходованные вне рамок хозяйственной деятельности, превращаются в налогооблагаемый доход работника. Для работодателя это означает необходимость доначислить НДФЛ и взносы, даже если сотрудник не представил отчет.