Середина лета уже традиционно ассоциируется с введением очередных изменений в законодательство. Этот год – не исключение. 1 июля вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Чем важен он для кадрового (да и не только) документооборота? Надо ли срочно все менять? Или можно вообще не обращать на него внимание?
Активное обсуждение нового ГОСТа в среде кадровиков идет уже довольно давно. Изначально предполагалось, что этот документ вступит в силу еще год назад, и уже тогда его текст сравнивали с прежним ГОСТом Р 6.30-2003, выискивая нововведения. Государственные и бюджетные организации изучали более пристально, для них всегда особенно важно четко соблюдать все правила оформления документом. Коммерческие структуры, как правило, обращают меньше внимания на такие вещи. Но применять ГОСТ придется всем.
Почему так важно следовать правилам оформления документов в кадровом деле? Это связано со спецификой системы социального обеспечения у нас в стране. Как и во многих странах Европы, в Российской Федерации льготы, медицинское и пенсионное обеспечение зачастую привязаны к трудовому стажу и отчислениям, основанным на зарплате. Поэтому и к документам, которые оформляют трудовые отношения, повышенное внимание. В том числе, и при проверках ГИТ, соответствующие вопросы есть в новых проверочных листах.
Во всей этой ситуации есть две новости, и обе хорошие.
Во-первых, старые документы, оформленные в период действия прежнего ГОСТа и его правил, переоформлять не надо.
Во-вторых, в новом ГОСТе не так много принципиально нового. Многие его пункты только узаконили то, что уже существовало на практике.
Что же мы теперь имеем в качестве руководства по оформлению документов?
В ГОСТе Р 7.0.97-2016 немного иная структура по сравнению с прежним ГОСТом – например, теперь в нем есть раздел со ссылками на связанные нормативные акты. Это, несомненно, удобно. Появился новый раздел «Общие требования к созданию документов». В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Стало больше приложений, что тоже облегчает нам жизнь.
Основное внимание, как и раньше, направлено на реквизиты, проставляемые при оформлении документа. По-прежнему, главными остаются те реквизиты, которые обеспечивают любому документу однозначную идентификацию и полную юридическую силу. К таким относятся указания на автора документа, наименование, дату составления и регистрационный номер. Пятым обязательным реквизитом будет подпись или гриф утверждения в зависимости от требований к конкретному виду документа.
В том, что касается реквизитов, необходимых при оформлении документов, изменений не много. Часть реквизитов авторы ГОСТа объединили, часть переименовали. Кроме того, появились новые реквизиты, которые отсутствовали в прежнем ГОСТе, но применялись в организациях:
- наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
- наименование должности лица – автора документа (реквизит 07)
- гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14)
- отметка об электронной подписи (реквизит 23)
Новые правила коснулись и некоторых не очень важных вопросов, которые, однако, иногда вызывают затруднения. Например, приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Во всех остальных случаях (например, при расшифровке подписи) – перед фамилией.
В качестве ответа современным реалиям новый ГОСТ ввел правила, по которым к бумажному документу можно добавить приложения в электронной форме – на компакт-диске, USB-флеш-накопителе и др. Для этого указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение», сам носитель помещаем в конверт, на котором необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.
Есть одно нововведение, которое особенно вызвало споры в среде кадровиков – это новые правила оформления копий документов. По новому ГОСТу на копии необходимо указать место хранения оригинала. И вот это требование вызвало недоумение и вопросы. Что это значит? Адрес указывать? А если мы переедем?
Во-первых, конечно, можно и адрес указать. И не имеет значения, переедет организация или нет – правила требуют указать место хранения оригинала на момент оформления копии. Что произойдет дальше – уже вне зоны ответственности кадровика.
Во-вторых, тут речь идет скорее об указании на организацию как юридическое лицо, без привязки к адресу. Также логичным будет указание на подразделение, в котором хранится оригинал документа. Возможно, внутренние шифры хранения, если они есть.
Вот только тут хочу вас предостеречь от одной ошибки. Еще в прошлом году на многих кадровых порталах появились советы и разъяснения по оформлению копий по новым правилам. Среди них встречается такой совет, как оформить копию трудовой книжки: «место хранения оригинала – личное дело №___».
Первый вопрос возникнет у тех, в чьих организациях не ведутся личные дела – а нам как оформить? Второй вопрос возникнет у проверяющих – исходя из этой формулировки, трудовая книжка хранится в личном деле? Это штраф! По правилам трудовые книжки хранятся в сейфе, и только так.
А значит, копия трудовой книжки, оформленная по новым правилам, будет содержать следующий реквизит: «место хранения оригинала – ООО «Ромашка», отдел кадров, сейф инвентарный номер ___». Странно? Возможно, но точно в соответствии с требованиями всех нормативных актов!