Среди многочисленных преобразований в налоговом законодательстве изменяются и правила электронного документооборота. Посредством ЭДО работодатели обмениваются сведениями с государственными органами, что упрощает ведение деятельности и исключает допущение ряда ошибок. С конца 2023 года обмен документами посредством электронной платформы будет поддерживаться СФР по новым правилам. Изменения вступили в силу с 20 октября текущего года. Правила были утверждены Приказом фонда №931 от 30 мая 2023 года.
Особенности документооборота
Утвержденные СФР правила аналогичны тем, которые используются для обмена документами с Налоговой службой. Получение документов в данном случае также подтверждается квитанцией.
К каждому электронному документу формируются следующие подтверждающие квитанции:
- подтверждение даты направления электронных документов;
- подтверждение даты получения документов в электронном формате работодателем от фонда.
Также направляются уведомления о приеме документов фондом или об отказе в приеме с указанием причины.
Действующие правила электронного документооборота были утверждены Приказом ФСС №595 от 27 декабря 2021 года. Но после создания единого фонда СФР необходимо было внести некоторые изменения. На сегодняшний день резких корректировок не произошло. Был утвержден порядок предоставления документов в электронном формате в соответствии с требованиями контролирующих организаций. Прописано в Приказе то, что работодатели обязаны подписывать документы, которые направляют в фонд, КЭП.
Был установлен также порядок получения электронных документов из СФР. Из фонда работодателям направляются следующие документы в электронном формате:
- Требование относительно предоставления необходимых сведений.
- Акты о проводимых проверках.
- При обнаружении правонарушений — решение о привлечении к ответственности или же об отказе в привлечении в связи с устранением ошибок или иных факторов.
- Требование по оплате недоимок в части страховых взносов.
- Решение о взыскании взносов.
- Решение и требование о возмещении излишков.
Передача документов посредством электронной платформы может быть осуществлена при изначальном заполнении бланков в электронном виде. Также предусматривается отправка сканов составленных документов на бумаге.
Формирование электронных документов происходит посредством сервисов информационных систем социального фонда. Получение из СФР документов в электронном виде — это обязанность тех работодателей, которые передают сведения относительно взносов на травматизм в электронном варианте. То есть все, у кого в отчетном периоде застрахованных сотрудников более 10 человек, обязаны сдавать отчеты и получать документы от СФР только в электронном формате.
Отправка документов через электронную платформу
Электронные документы подаются по запросу контролеров. Допускается предоставление отсканированных бумажных бланков. При отправке необходима фиксация даты и времени посредством квитанции. Днем направления документов является тот, который зафиксирован в квитанции.
При получении документов СФР фиксирует это посредством уведомления о приеме, которое направляется работодателю. Уведомление направляется не позднее одного рабочего дня, который следует за датой отправки работодателем документов. Та дата, которая указана в уведомлении, считается датой приема документов фондом. Если имеются основания для отказа, то СФР направляет соответствующее уведомление в указанные сроки. В свою очередь работодатели обязаны обеспечить надлежащее исполнение требований по реализации электронного документооборота, т.е. направлять в СФР соответствующие квитанции о получении документов. Срок на отправку квитанции для работодателя — 6 рабочих дней с момента получения акта или требования. При отсутствии такой квитанции днем получения электронного документа от СФР будет читаться шестой день с момента отправки.