Правила электронного документооборота с ФСС России были установлены в конце 2021 г. В Приказе №595 прописаны все нюансы взаимодействия работодателей с фондом социального страхования. Однако после соединения ФСС и ПФР, а соответственно, образования нового единого фонда СФР данный документ утратил силу. Вместо него были утверждены правила по взаимодействию посредством электронного документооборота местных органов СФР со страхователями. По Приказу №931 отправка документов по телекоммуникационным каналам производится работодателями посредством усиленной квалифицированной ЭП.
Как изменились правила взаимодействия
Новый приказ в принципе продублировал все положения, некогда действовавшие для ФСС. В соответствии с нововведениями электронный документооборот предполагает работу со следующими типами документов:
- Акты проверки.
- Требование о предоставлении определенных документов.
- Требование по уплатам недоимок, касающихся страховых взносов, а также штрафов и пеней.
- Требование по возмещению излишков при понесенных расходах.
- Решение по взысканию взносов в части страхования.
- Решение о привлечении к ответственности за выявленные правонарушения, а также аналогичный документ об отказе к привлечению.
- Решение о возмещении расходов, понесенных с излишками.
Приказ СФР подробно описывает правила по обмену документами между фондом и работодателем. Он опубликован на официальном портале по правовой информации.
Нюансы применения новых правил
Документы, передаваемые в электронном виде, могут быть предоставлены в фонд в следующем виде:
- Полностью сформированные на электронной платформе.
- Отсканированные документы, составленные на бумаге.
Документооборот между СФР и страхователем осуществляется по тому же принципу, который действует для передачи документов в налоговую инспекцию. Таким образом при получении сведений из фонда для каждого передаваемого бланка дополнительно формируются:
- Квитанция с подтверждением даты, в которую был отправлен документ из СФР.
- Квитанция, подтверждающая факт получения отправленного документа работодателем с указанием даты.
При получении документов фондом от работодателя должны быть сформированы следующие уведомления:
- О приеме документов местным органом единого социального фонда.
- Об отказе в приеме переданных документов.
Составление документов или передача сканов могут производиться посредством единой информационной системы «Соцстрах» на бесплатной основе.
Применение системы 1С для СЭДО
Система электронного документооборота действует третий год. Посредством СЭДО обеспечивается быстрый обмен документами в электронном виде между тремя участниками: СФР, медучреждением и работодателем, т.е. страхователем. Программа 1С, используемая бухгалтерами, позволяет автоматически передавать сведения в СФР.
Реализовано эффективное взаимодействием между работодателем и социальным фондом в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 в третьей редакции. Перейдя в раздел «Кадры», можно увидеть список документов СЭДО, которые собраны в «Пособиях». В предоставляемых журналах программы есть возможность получения уведомлений из СФР. При нажатии на кнопку «Получить» можно загрузить документы. Программа настроена таким образом, что можно загружать документы за отдельный период.
Необходимо ежедневно проверять сообщения из СФР, чтобы не пропустить допущенных ошибок и вовремя отреагировать на уведомление от отказе в приеме документов. На главной странице программы во вкладке «Текущие дела» можно настроить отображение сообщений в системе электронного документооборота и контролировать сроки отправки ответов.
Новые правила вступают в силу с 20 октября текущего года.