Как оптимизировать бухгалтерию в 2015 году?

Как оптимизировать бухгалтерию в 2015 году?Вопрос совсем не праздный. В этом году почти все компании продолжат целенаправленно сокращать расходы, выстраивать бизнес-процессы как можно логичнее, прозрачнее и экономичнее. Поскольку мы очень прилично разбираемся в вопросах организации ведения учетных функций, я расскажу вам о том, как можно оптимизировать работу бухгалтерии. Вот несколько основных, на мой взгляд, принципов.

Думайте о прибыли

Когда нужно «резать затраты», первым делом по традиции принимаются за обслуживающие подразделения, в том числе и за бухгалтерию. Мысль логичная и верная. Однако иногда высшее руководство забывает, что все процессы в компании так или иначе завязаны на бухгалтерию: продажи, закупки, производство. Если работа бухгалтеров построена не слишком эффективно, сокращение людей и ФОТ будет не очень-то результативно. В крайнем случае вы просто переложите задачи с бухгалтерии на другие подразделения и не получите никакого выигрыша по затратам для компании (хотя, если цель – снизить «административные» затраты – эта задача будет выполнена).

Куда полезнее перед тем, как рубить сплеча по живому, пригласить консультанта посмотреть на бизнес-процесс со стороны. Если у вас все работает, это не значит, что нечего улучшать. Приглашенный консультант наверняка обнаружит несколько «узких мест». Избавьтесь от них, и увидите, как вырастет продуктивность, а с ней и добавленная стоимость. Потом проанализируйте, как благодаря проведенным мероприятиям увеличилась прибыль

Принцип прост: минус 1% от расходов и плюс 1% к доходам даст рост маржинальности на 2 %. Думайте о марже чаще, а лучше — все время.

Сделайте перезагрузку

Если присмотреться к тому, как работает штатная бухгалтерия, можно обнаружить немалые резервы для улучшения. Первое, на что стоит обратить внимание — численность персонала — в большинстве случаев штатная бухгалтерия раздута. Почти всегда там есть люди «про запас», «на всякий случай» и «пусть будут». По нашему опыту обследования работы штатных бухгалтерий, во многих компаниях задачи, которыми занимаются пять человек, могут с легкостью выполнять двое-трое специалистов. Такая бухгалтерия чаще всего постоянно или периодически недозагружена.

Что делать: не пускать численность штатной бухгалтерии на самотек. Бухгалтерия – не государство в государстве, а обслуживающее подразделение, основная задача которой – помогать компании эффективно работать.

Самая распространенная проблема — недозагруженность специалистов. Не обязательно сокращать людей, есть другие решения: например, перевод части сотрудников на неполный рабочий день.

В этом случае (как и при любых других изменениях) выстраивайте с персоналом продуктивную и открытую коммуникацию. Объясните причину вашего решения, сделайте акцент на преимуществах, которые получают сотрудники. Скорее всего, яростного сопротивления вы не встретите: рынок труда сейчас на стороне работодателя, и можно найти замену многим специалистам, особенно в крупных городах. Не забывайте: сотрудники это отлично знают.

Автоматизируйте

Посмотрите, что и как автоматизировано в вашей бухгалтерии. В каком состоянии находится система ведения бухучета? Есть ли она вообще? Оцените объем ручного труда – как правило в этих областях скрыты очень большие резервы.

Мы видим тренд отказа от бумажного документооборота и излишней бумажной работы даже на уровне законодательства. Взять хотя бы недавнюю отмену командировочных удостоверений — работа с ними отнимала значительную часть времени кадровика и бухгалтера на участке авансовых отчетов. Надеемся, что изменения будут последовательными и полными (пока, к сожалению, налоговые органы могут еще требовать командировочные удостоверения). Вы также можете перейти на систему электронного согласования документов или, например, использовать электронную подпись.

Не забывайте анализировать нагрузку сотрудников, отвечающих за участки работы, которые были автоматизированы или упразднены; при необходимости пересматривайте их обязанности.

При высокой степени автоматизации бухгалтерию многих небольших организаций вполне могут вести всего один-два человека: главбух и бухгалтер на участке.

Делегируйте другим подразделениям

Большое количество задач, за которые традиционно отвечает бухгалтерия, вполне успешно могут решать другие подразделения. В качестве примера можно рассмотреть внедрение мотивационной схемы в части получения закрывающих документов и контроля оплаты от контрагентов для «продажников» и «закупщиков». Напомним, что простое перекладывание работы из отдела в отдел результата не принесет, однако при грамотном масштабировании других подразделений повышение общей эффективности работы предприятия вполне достижимо, особенно при значительных объемах документооборота.

Попробуйте «внешнюю» бухгалтерию

Свое дело для HRЕсли стоит вопрос снижения прямых и косвенных расходов и повышения качества бухучета, имеет смысл присмотреться к аутсорсингу бухгалтерии. Крупные организации могут воспользоваться услугами расчетных центров, а при необходимости — аутсорсингом отдельных участков.

По нашему опыту, экономически аутсорсинг может быть выгоден компаниям, у которых:

  • Штатная численность бухгалтерии – до пяти сотрудников
  • Нет возможности перевести бухгалтерию в регионы для снижения затрат на ФОТ
  • Нет свободных ресурсов (как финансовых и временных, так и человеческих) для проведения качественной автоматизации
  • Не получается уделять достаточно внимания оптимизации учетных функций.

Если хотя бы один из вышеупомянутых признаков характерен для вашей компании, стоит всерьез проанализировать вариант перехода на аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Рассмотрим ситуацию, когда у организации есть потребность в главном бухгалтере. В таком случае можно использовать квалифицированного главбуха на аутсорсинге, например, на несколько дней в месяц (на время, когда он действительно нужен, чтобы закрыть отчетность, поставить подписи, проконсультировать по сложным вопросам).

* * *

Итак, мы с вами рассмотрели основные пути оптимизации штатной бухгалтерии – через перераспределение определенных обязанностей между отделами, масштабирование бухгалтерских подразделений и посредством передачи бухгалтерской работы аутсорсеру либо в ОЦО. Выбирайте то, что наиболее подходит вашей организации исходя из стоящих перед вами задач.

Стоит, однако, отметить, что подобные преобразования не всегда приводят к сокращению прямых издержек. В любом случае в среднесрочной и долгосрочной перспективе слаженная и эффективная работа бухгалтерии даст предприятию весьма ощутимую выгоду в виде повышения отдачи от ключевых отделов, работа которых тесно связана с бухгалтерией – отдела продаж, закупок, обслуживания клиентов, маркетинга и др.

Комментарии запрещены.

Перейти к началу страницы