По данным пятого по счету ежегодного исследования российского рынка аутсорсинга учетных функций, проводимого РА «Эксперт», объем рынка в 2013 году составил 6,77 млрд. рублей (почти двукратный рост по сравнению с 2009 годом). По экспертным оценкам, спрос на услуги провайдеров BPO будет увеличиваться.
Поступательную динамику последних лет обеспечивают не только традиционные клиенты аутсорсеров – иностранные компании, но и российские организации. Мы решили разобраться, чем же BPO так привлекает бизнес.
Как и любой инструмент бизнеса, аутсорсинг имеет и преимущества и недостатки. Сегодня мы поговорим о первом — и прокомментируем десять преимуществ аутсорсинга, описанных в исследовании «Эксперта».
- Снижение зависимости от персонала и рисков трудового законодательства
Представьте, что в один прекрасный момент к вам приходит руководитель бухгалтерии, кладет на стол заявление об уходе и испаряется – у него остались две недели оплачиваемого отпуска, поэтому с завтрашнего дня вы остаетесь без главбуха. Это еще не все: ваш бывший бухгалтер буквально на следующий день выходит на работу к конкурентам, поскольку российское законодательство никак не регламентирует подобные этические коллизии. Согласитесь, ситуация не из приятных.
Аутсорсинг позволяет избежать подобных сюрпризов. Среди контрактов, заключенных нами в 2013 году, более 5% связаны с такого рода сюрпризами, а если рассматривать только контракты по расчету заработной платы, то указанная цифра составит почти 8%.
- Отсутствие необходимости погружаться в тонкости российского трудового и налогового законодательства
Этим преимуществом аутсорсинга всегда активно пользуются приходящие в Россию или любую другую страну иностранные компании.
Отечественное законодательство достаточно специфично, поэтому возможность не разбираться в нем самостоятельно, а поручить это профессионалам, высоко ценится иностранцами в России.
Отечественные компании испытывают ровно такие же сложности, так что для малого и среднего бизнеса удобнее (и часто дешевле) передать бухучет, расчет зарплаты и кадровое делопроизводство провайдеру, чем содержать в штате и непрерывно обучать работников соответствующих служб.
По данным РА «Эксперт», комплексная услуга ведения бухгалтерского и налогового учета – самая популярная на рынке, на нее приходится 42% совокупной выручки поставщиков BPO-услуг.
- Снижение стоимости процессов и косвенных расходов
Аутсорсинг не может стоить существенно дешевле, чем выполнение процесса внутри компании, но издержки все равно сокращаются за счет стандартизации процессов, оптимизации численности персонала, уменьшения расходов на содержание рабочих мест, обучение, оплату отпусков, больничных и прочего.
Фактор экономии (и потребность в повышении эффективности процессов) начинает играть все более существенную роль при принятии решения использовать аутсорсинг. Респонденты РА «Эксперт» считают аутсорсинг BPO полезным, в первую очередь, для владельца бизнеса и гендиректора – тех, кого больше всех в компании интересуют прибыли и убытки.
- Усиление защиты конфиденциальных данных
С появлением аутсорсера, считающего зарплату или ведущего бухгалтерию, существенно уменьшается число сотрудников, осведомленных о размерах окладов. В итоге становится гораздо проще предотвратить утечку подобной информации.
Способность защищать информацию клиентов – важнейшее слагаемое репутации и компетенции провайдера, на развитие и поддержание которой им тратятся серьезные средства. Аутсорсеры создают для себя надежные дата-центры и системы защиты данных, до которых у большинства типичных организаций просто не доходят руки (и вряд ли должны доходить).
- Уменьшение нагрузки на службу кадров и бухгалтерию
Речь идет не только об избавлении от выполнения рутинных операций, но и о снижении так называемой косвенной нагрузки. К примеру, аутсорсинг избавляет рекрутеров от необходимости эпизодически организовывать найм, адаптацию, обучение новых сотрудников, призванных заменить покинувших компанию расчетчиков, кадровиков и бухгалтеров.
- Минимизация административных и финансовых рисков
Нормы трудового законодательства и требования к охране труда тоже планомерно ужесточаются. В последнее время были приняты законы о специальной оценке условий труда, об использовании заемного труда, о профессиональных стандартах. Все эти новации подразумевают повышение квалификации сотрудников кадровых служб и ответственности работодателя, вплоть до уголовной.
Ужесточается и контроль соблюдения законодательства. Санкции за нарушения в учетных процессах становятся серьезнее, штрафы нередко в разы превышают оклад повинного в ошибках штатного бухгалтера.
Использование аутсорсинга позволяет переложить выполнение высокорисковой (и непрофильной) функции на специализированную компанию, для которой ведение кадрового делопроизводства – основной бизнес.
Можно не сомневаться в том, что программы обучения кадровиков, расчетчиков и бухгалтеров являются приоритетными для любого приличного провайдера, который в конечном итоге несет финансовую ответственность за правильность учета.
У солидных провайдеров всегда есть не менее солидная страховка, да и объем обязательств у юрлица куда выше, чем у штатного главбуха.
- Доступ к самым профессиональным кадрам
Не секрет, что в нашей стране не хватает квалифицированных юристов, бухгалтеров и расчетчиков, особенно в регионах. Ценой ошибки, совершенной недостаточно опытным бухгалтером при попустительстве недоучившегося юриста, могут быть срыв сделки, снижение инвестиционной привлекательности бизнеса, отказ в кредите, штрафы и репутационные риски.
Постоянное обновление законодательства требует непрерывной актуализации знаний, что по разным причинам доступно далеко не всем штатным специалистам. Немаловажно, что в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо говорится, что хотя ошибки допускает бухгалтер, за достоверность учета и отчетности в компании отвечает ее директор. Качественный аутсорсинг открывает доступ к услугам сертифицированных профессионалов высокой компетенции.
- Доступ к лучшим практикам и технологиям
Еще одно преимущество современного аутсорсинга – высокий уровень использования IT-технологий, делающих процесс более управляемым. Речь идет о взаимодействии между сотрудниками заказчика и провайдера через Web-портал, о новых технологиях защиты данных и решениях, повышающих скорость обмена информацией.
Сегодня клиент, войдя в систему, видит своими глазами, как идет процесс расчета зарплаты или подготовки отчетности в реальном времени.
Аутсорсинг стал не только «дружелюбнее» к заказчику услуги, но и технологически совершеннее и в ряде случаев дешевле выполнения учетных функций внутри компании. Дело в том, что во многих компаниях данные до сих пор вводят и обрабатывают в полуручном режиме. Внедрение новой или обновление имеющейся ERP или HRM-системы – дело серьезное, долгое и хлопотное. Хорошей альтернативой собственной HRMS становится SaaS-решение, когда компания приобретает у провайдера удаленный доступ и самостоятельно ведет в системе делопроизводство или считает зарплату.
Впрочем, гораздо более популярный вариант — гибридная модель — SaaS + аутсорсинг. Суть её в том, что заказчик и провайдер имеют доступ к одной и той же инсталляции системы и беспрепятственно обмениваются в ней данными в реальном времени. При этом кадровым делопроизводством, расчетом зарплат и подготовкой отчетности занимается провайдер — как при классическом аутсорсинге.
- Квалифицированный консалтинг
Провайдер BPO – это не только опытные бухгалтеры, расчетчики и кадровики, но и профессиональные консультанты. Например, когда вы передаете расчет зарплаты и бухучет на аутсорсинг, на вашем проекте работают не только бухгалтер и расчетчик, но и высококлассные аудиторы и юристы.
В настоящее время растет востребованность услуг сопровождения налоговых проверок, консалтинга по отдельным вопросам правоприменительной практики в области налогового учета и трудовых отношений.
В сложных случаях целесообразно поручать аутсорсеру решать вопросы целиком — не факт, что ваш главбух сможет точно воплотить рекомендации специалистов провайдера на практике.
- Гибкость в подходе
Учетные функции совершенно не обязательно передавать на аутсорсинг целиком, хотя полная передача дел обычно дает наилучшую стандартизацию и оптимизацию процессов. Стоит передавать функцию учета и отчетности полностью, когда процент рутины велик: при объемном документообороте и внушительной номенклатуре по однотипным операциям.
Распространен вариант, когда «первичку» в автоматизированную систему вводит штатный бухгалтер, а затем сведения уходят провайдеру, который их обрабатывает и формирует отчетность. Такой подход позволяет максимально рационализировать расходы на использование аутсорсинга.