После того как вы подписали договор с провайдером услуг, вам предстоит выстроить отношения с новым контрагентом. Тут важно не торопить события и действовать методически.
1. Прежде всего, вам необходимо назначить ответственного за текущие рабочие коммуникации с провайдером. Это может быть главный бухгалтер, которого вы оставите в организации для того, чтобы было кому «держать руку на пульсе». Или один из заместителей генерального директора, или любой другой сотрудник, который сможет обеспечить рабочее сотрудничество.
Ситуации бывают разные, возможно, от вас потребуется срочно какая-то информация или нужно будет подписать ряд документов – у провайдера должно быть понимание, к кому конкретно обращаться. А у вас в организации у этого лица должны быть полномочия получить и передать требуемое провайдеру.
Назначая ответственного за какой-то участок, назначьте сразу и того, кто его сможет заменить – все мы живые люди, болеем или уходим в отпуска. В таком случае не должно быть ситуации, когда от вашей организации срочно нужны какие-то действия, но непонятно, к кому обращаться.
2. Грамотный провайдер при приемке у вас дел попросит провести полный аудит документов. По большому счету, наличие такого пункта в договоре – один из показателей того, что вы имеете дело с понимающим поставщиком услуг, у которого есть большой опыт.
Не отказывайтесь, ссылаясь на то, что «у нас все в порядке, мы недавно все проверили». Во-первых, вам же будет спокойнее – вы точно будете знать, в каком состоянии передали дела. Во-вторых, сторонний наблюдатель часто увидит то, что сами не заметили. Исправить прежние ошибки лучше сразу, чтобы они не испортили дальнейшую работу.
3. Не спешите увольнять бухгалтерию и кадровиков сразу после подписания договора с провайдером – передача дел и переход на новый вид работы потребуют времени. Да и в целом переход на новые методы работы лучше сделать мягче. Скорее всего, часть сотрудников придется сократить или предложить им перевод на другие должности. Такие процессы всегда вызывают в организации повышенную конфликтность. Лучше максимально сгладить острые углы, что облегчит работу и вам, и поставщику услуг.
Тем более не спешите с увольнениями, если вы выбрали гибридную систему аутсорсинга, при которой часть процессов остается в компании, а часть – выполняется поставщиком услуг. На переходном этапе приглядитесь, кто из ваших сотрудников лучше справляется с новой системой работы, а кто не готов к изменениям, и уже по итогам принимайте решения об увольнениях.
4. Передача ряда процессов на аутсорсинг может привести к тому, что и внутри организации придется вносить изменения. Ведущие провайдеры применяют самые современные методы работы, оптимальные схемы и протоколы. Вполне вероятно, что внедрение каких-то из этих методов в самой компании не только повысит качество сотрудничества с поставщиком услуг, но и благоприятно скажется на работе компании в целом.
В конце концов, возможность получить доступ к передовым методикам и лучшим специалистам – один из главных плюсов сотрудничества с аутсорсинговой компанией. И этим надо пользоваться.
5. Не забывайте, что именно написано у вас в договоре. Правильно составленный договор уже содержит в себе порядок взаимодействия сторон. Придерживайтесь достигнутых договоренностей. Если вы договорились о ежеквартальных отчетах, не надо каждый месяц выяснять «что и как».
Но с другой стороны, залог долгого и успешного сотрудничества – это вовремя разрешенные недопонимания. Понятно, что в самом начале могут возникать и сомнения, и вопросы. Их, конечно, лучше решить сразу, в рабочем порядке, до того, как они приведут к серьезным разногласиям. Возможно, что в начале работы даже придется заключать дополнительные соглашения к договору – это бывает, это нормальный рабочий процесс.
Зато сразу решенные вопросы и грамотно выстроенное сотрудничество обеспечат вам ожидаемые выгоды от передачи процессов на аутсорсинг.
Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по аутсорсингу бизнес-процессов. Мы входим в тройку лучших провайдеров расчета зп и кадрового делопроизводства в России по данным рейтингового агентства «Эксперт РА».