Ошибки в документации стоят дорого — лучше находить их до того, как это сделает инспекция
Законодательство меняется постоянно. Отследить, соответствует ли отчётность каждому изменению, сложно — нужно постоянно мониторить поправки. К тому же ошибки часто возникают из-за невнимательности или неправильного подхода к расчётам.
Из-за ошибок в отчётности работодателю приходится платить штрафы, пени, наводить порядок и решать трудовые споры с сотрудниками — тратить своё время и деньги компании. Этого можно избежать, если вовремя пригласить экспертов для проверки.
В статье рассказываем, в каких случаях проводить аудит расчёта заработной платы и документации отдела кадров, чтобы не беспокоиться о «всевидящем оке» надзорных органов.
Лучше перестраховаться — особенно когда речь о финансах компании
В среднем, мы в UCMS Group проводим за год 10 аудитов расчёта заработной платы и 10 кадровой документации клиентов. У всех компаний мы находим ошибки. Стоимость некоторых измеряется сотнями тысяч рублей.
Последствия ошибок в документации и расчётах всегда неприятные: штрафы, пени, трудности при сдаче отчётности, недовольство сотрудников, блокировка счёта из-за задолженностей. Для компании — это большие убытки и удар по репутации. Своевременная проверка снижает риски — как минимум компания в курсе всех подводных камней и может принять решение, на какие риски готова идти, а какие нужно срочно исправить.
Отследить все недочёты внутри компании сложно — не хватает времени и не видно картину целиком
У всех компаний при аудите выявляются ошибки — это нормальная ситуация. Есть несколько причин, почему так происходит:
- На бухгалтерии и кадровой службе высокая нагрузка. Разбираясь в рутине, они попросту не успевают своевременно отслеживать изменения в законодательстве и новые указы. А их много — будь то прогрессирующая ставка НДФЛ или нерабочие дни в связи с коронавирусом.
- Какие-то изменения автоматически отражаются в системе учёта, если вовремя обновлять программу, но с некоторыми приходится разбираться самостоятельно — это долго и не всегда получается с первого раза.
Наши клиенты не сразу сориентировались, как «путинские каникулы» влияют на расчёт среднего заработка: посчитали, как поняли; дождались разъяснения проверяющих; пришлось пересчитывать. Те, кто не пересчитал, столкнулись с рисками: сотрудники недовольны, потому что им занизили средний заработок, а налоговая — потому что оплатили мало страховых взносов.
С компенсацией тестов на коронавирус — ещё сложнее. У проверяющих нет единого мнения по поводу того, облагать ли их взносами, а рекомендации не всегда понятны. В спорных случаях приходится обращаться в органы за конкретными разъяснениями — писать запросы в налоговую, ФСС или Роструд. И такие ситуации возникают постоянно.
- В компаниях у каждого сотрудника своя зона ответственности — мало кто видит картину целиком. Разберём на примере.
Все премии должны быть указаны во внутренних документах компании — локальных нормативных актах. На старте работодатель их зафиксировал, компания продолжает развиваться, меняются сотрудники, возникают новые виды премий, но в документах уже не отражаются — нет времени к ним возвращаться или про них забывают. Кадровая документация сосредоточена в одних руках, зарплата — в других. Главбух занимается налогами. В дела друг друга они не лезут. Каждый отвечает за свою часть, но никто не видит ситуацию в целом.
В итоге возникает риск: налоговая служба может не признать новые виды премий расходами, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Причина — они не зафиксированы в локальных нормативных актах. Компания платит больше налогов, чем могла бы. Обнаружить ошибку можно только при перекрёстной проверке, если состыковать все документы.
Чтобы устранить недочёты до того, как их найдёт инспекция, пригласите эксперта
Кадровый и расчётный аудит поможет проверить, в порядке ли документация и не грозят ли вам штрафы при проверках. Внешний эксперт уже знает, на что обратить внимание, и в курсе последних изменений в области заработной платы. И самое главное — он всегда на стороне клиента. Задача — не отчитать за недочёты, а найти все риски, помочь исправить, не допустить их появление впредь и снять стресс с клиента. Получается удобнее и эффективнее, чем пытаться справиться своими силами.
Мы рекомендуем обязательно проводить аудит, когда:
- меняете систему оплаты труда;
- приглашаете другого специалиста по расчётам или главного бухгалтера;
- наблюдаете неэффективное взаимодействие HR-службы и бухгалтерии;
- начисляете заработную плату по сложной схеме. Например, при суммированном учёте рабочего времени, договорах ГПХ, районных коэффициентах и северных надбавках;
- отправляете сотрудников в частые командировки и нужно своевременно начислять командировочные;
- используюте разные алгоритмы для выплаты поощрений из премиального фонда;
- чувствуете недовольство сотрудников по вознаграждением, в коллективе есть конфликты из-за выплат.
А лучше поручите задачу нам
UCMS Group входит в ТОП-3 крупнейших компаний в области расчёта заработной платы и кадрового делопроизводства и уже 25 лет решает задачи клиентов.
Проверим всё — от кадровых документов до того, прошла ли компания специальную оценку условий труда. В спорных ситуациях обратимся за точными разъяснениями в налоговую, ФСС или Роструд. Составим письменное заключение: опишем все риски и подготовим чёткую инструкцию, как исправить недочёты. А дальше вы сами примете решение, какие риски для вас существенны, и сможете их предупредить.
Подробнее об услугах проверки расчёта заработной платы и ведения кадрового делопроизводства рассказали на сайте UCMS Group.