Вы обнаружили ошибку в расчете налогов за прошлые периоды. И в связи с этим решили сдать в инспекцию уточненную декларацию. Специально для этого мы составили пошаговый алгоритм.
Но прежде напомним, что не все ошибки в налоговом учете обязательно исправлять, подавая уточненку. Когда погрешность привела к переплате, ее можно скорректировать в текущей декларации. Это указано в пункте 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ.
Правда, на практике не во всех формах налоговой отчетности удастся отразить переплату за прошлый период. Это относится, например, к декларации по налогу на имущество. Значит, опять-таки придется составлять уточненку.
Шаг №1. Составьте бухгалтерскую справку
Итак, для начала суть выявленной ошибки рекомендуем описать в бухгалтерской справке. Ведь данный документ признается первичным и в целях налогового учета тоже. Это следует из статьи 313 Налогового кодекса РФ. И значит, так вы сможете обосновать свои корректировки.
В бухгалтерской справке укажите также, в каком периоде вы допустили неточность. Затем приведите расчет новых, правильных налоговых показателей. Все это подкрепите ссылками на первичку.
Шаг №2. Определите, по какой форме вы будете сдавать уточненку
В бухгалтерской справке вы зафиксировали, к какому отчетному или налоговому периоду относится ошибка. Так вот, уточненку вам нужно составить по той форме, которая действовала в данном периоде. Этого требует пункт 5 статьи 81 Налогового кодекса РФ.
Вы передаете контролерам отчетность в электронном виде по ТКС? Тогда используйте электронный формат декларации, который опять же применялся в нужном вам периоде. Определиться с форматом вам поможет справочник, утвержденный приказом ФНС России от 24 декабря 2007 г. № ММ-3-13/693@. Налоговики его постоянно актуализируют.
Шаг №3. Заполните уточненную декларацию по действующим для нее правилам
На титульном листе уточненной декларации заполните показатель «Номер корректировки». В нем укажите порядковый номер уточненки. Скажем, если вы вносите поправки в расчет налога за данный период впервые, значение показателя будет «1 — ».
Отметим, что такой порядок предусмотрен почти для всех действующих форм налоговой отчетности. Например, и для декларации по НДС, которая не менялась с IV квартала 2009 года.
Если же вы исправляете ошибку за тот период, когда в ходу была старая форма отчета, обязательно сверьтесь с порядком ее заполнения. Но в любом случае вам нужно проставить на титульном листе признак уточненки. Например, раньше в таком случае во многих формах нужно было указывать в поле «Вид документа» признак «3». А затем через «/» номер корректировки.
Остальные данные титульного листа заполняйте, как обычно. То же самое относится и ко всем другим листам отчетности. Так что уточненную декларацию вы составляете так же, как первичную, только приводите уже правильные показатели.
Подчеркнем: указывать в уточненке только те цифры, которые изменились, нельзя.
И еще. Если ошибка связана с налогом, который считают нарастающим итогом, придется составить не одну, а несколько уточненных деклараций. То есть не только за тот период, в котором допустили неточность, но и за все последующие в рамках года. А также за налоговый период. Само собой, если вы отчитались по ним.
Шаг №4. Доплатите налог и пени или составьте заявление на зачет либо возврат
И вот вы рассчитали налог в уточненной декларации с учетом всех исправлений. На следующем этапе порядок ваших действий зависит от того, что в итоге образовалось — недоимка или переплата по налогу. Остановимся на каждом случае подробнее.
В уточненной декларации вышла сумма к доплате
Допустим, сумма налога после исправлений стала больше. Сначала обязательно перечислите в бюджет недоимку, а также пени отдельными платежными поручениями. А уже потом сдавайте уточненку контролерам (подп. 1 п. 4 ст. 81 Налогового кодекса РФ). Только так вы избежите штрафа по статье 122 кодекса — в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога.
А вот если до подачи уточненки вы заплатите лишь недоимку, а пени проигнорируете, от штрафа не отобьетесь. Причем даже в суде (см. постановление Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2011 г. № 11185/10).
По результатам пересчетов образовалась налоговая переплата
Теперь возьмем противоположную ситуацию. В уточненке итоговая сумма налога у вас уменьшилась. Тогда составьте заявление на возврат или зачет. Но учтите, что контролеры примут вашу заявку к сведению, только если с момента уплаты в бюджет лишних сумм налога прошло не более трех лет. Такое ограничение прописано в пункте 7 статьи 78 Налогового кодекса РФ.
Тут есть особенность для авансовых платежей, а именно: трехлетний срок считайте не с момента уплаты авансов, а с той даты, когда вы подали декларацию по итогам года. Если же вы сдали ее позже чем нужно, то за точку отсчета берите крайний срок сдачи отчетности. Такой вывод есть в постановлении Президиума ВАС РФ от 28 июня 2011 г. № 17750/10. Кстати, этим решением руководствуются и налоговики, что подтверждает письмо ФНС России от 21 февраля 2012 г. № СА-4-7/2807.
Правильно посчитать сроки важно вот почему. Если они уже прошли, то нет смысла сдавать и уточненку. Во всяком случае, если вы не собираетесь добиваться возврата излишков через суд.
Настроены судиться? Тогда стоит подать уточненку. Потому что прежде, чем идти в суд, надо получить отказ налоговиков в возврате налога. Это следует из пункта 22 постановления Пленума ВАС РФ от 28 февраля 2001 г. № 5. В суде срок будут считать с момента, когда компания узнала или должна была узнать о переплате. Но доказывать, когда же вы действительно обнаружили данный факт, придется вам самим.
Шаг №5. Составьте сопроводительное письмо
Налоговики требуют прикладывать к уточненной декларации сопроводительное письмо. Из самой уточненки ведь не видно, что изменилось по сравнению с предыдущим вариантом.
В сопроводительном письме поясните, почему вы внесли изменения в отчетность. Затем приведите для сравнения новые и старые значения показателей. И укажите, какая сумма налога получилась к доплате. Или же обозначьте размер переплаты.
Если возникла недоимка, приведите также реквизиты платежных поручений, которыми вы перечислили налог и пени. Это станет основанием для того, чтобы вашу компанию освободили от штрафа за несвоевременную уплату налога. Нелишним будет приложить и копии таких поручений. А также бухгалтерскую справку, в которой описана суть ошибки. Можете также передать налоговикам и подтверждающие первичные документы.
Шаг №6. Сдайте готовую декларацию налоговикам
Теперь осталось только передать контролерам готовую уточненку. Вы можете сделать это в обычном порядке. То есть по ТКС, почте или непосредственно в инспекцию — так, как вы привыкли.
Ваша компания раньше состояла на учете по другому адресу? Уточненку все равно подавайте в ту инспекцию, в которой зарегистрированы сейчас. Однако код ОКАТО пишите тот, который был в первоначальной декларации (письмо УФНС России по г. Москве от 30 октября 2008 г. № 20-12/101962).