Действующий порядок возврата излишне удержанного НДФЛ имеет множество нюансов. Самые важные из них мы разобрали в этом посте.
Излишки по НДФЛ внутри года нельзя возвращать деньгами. Их можно только зачесть
По итогам года за сотрудником числится переплата по НДФЛ? В этой ситуации излишек можно только вернуть. Зачесть в счет будущих платежей переплату нельзя. Причем возвращают налог в данном случае исключительно на банковский счет.
Если же налоговый период не закончился, то излишки по такому налогу можно направить на будущие платежи. А вернуть средства не получится. Об этом предупредил Минфин России в письме от 23 июля 2012 г. № 03-04-06/8-207. «Если по итогам года у работника образовалась переплата по НДФЛ, то она считается излишне удержанной. В этом случае возвращать ее нужно по правилам пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. То есть перечислить деньги на банковский счет работника. По-другому поступать нужно, если налоговый период еще не закончился. Тогда переплату можно зачесть в следующих месяцах этого же года. Так предусмотрено пунктом 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ».
О годовой переплате компания обязана сообщить работнику. Если переплата текущая, уведомлять работника необязательно
Как сообщили нам в Минфине России, статья 231 Налогового кодекса РФ применима только к тем ситуациям, когда переплата НДФЛ образовалась по итогам года. А там сказано: о факте и сумме излишне удержанного НДФЛ организация обязана сообщать сотруднику. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней с даты, когда излишек был обнаружен. Сообщение работнику направляют в произвольной форме.
Сообщать работнику о возникшей внутри года переплате законодательство не требует.
Чтобы вернуть переплату по итогам года, сотрудник должен написать заявление
Компания возвращает переплату работнику на основании его заявления. Срок – три месяца с даты заявления. Вернуть средства можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ. То есть при очередной выдаче зарплаты компания часть удержанного налога направит в бюджет, а часть – передаст сотруднику, с которого когда-то удержали больше положенного.
Обратите внимание: такой порядок возврата переплаты действует, даже если на конец года работник из компании уволился (письмо Минфина России от 31 июля 2012 г. № 03-04-05/1-901).
Альтернативный вариант: вернуть средства напрямую из бюджета по правилам статьи 78 Налогового кодекса РФ. Кстати, прибегнуть к этому варианту можно, если удержанного НДФЛ не хватает для того, чтобы вернуть переплату.
В этом случае компания составляет для своей ИНФС заявление на возврат переплаченного НДФЛ. Вместе с ним в инспекцию надо подать выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление. Об этом сказано в письме Минфина России от 09.08.2012 № 03-04-06/6-229
Переплату, которая возникла из-за того, что сотрудник стал резидентом, возвращают в особом порядке
Предположим, по итогам года переплата возникла по причине того, что иностранный работник стал налоговым резидентом. Тогда вернуть излишне удержанный налог работник должен самостоятельно, обратившись в ИФНС Такое правило предусматривает пункт 1.1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.
Но если сотрудник стал резидентом в середине года, тогда переплату можно зачесть в счет будущих платежей (письмо Минфина России от 16.04.2012 N 03-04-06/6-113).