6 ошибок в расчетах по оплате труда. Что чаще всего находят аудиторы?

6 mistakesНекоторые компании в обязательном или инициативном порядке проводят ежегодный аудит (независимую проверку бухгалтерского учета и финансовой отчетности). Рассмотрим, какие ошибки выявляют аудиторы в расчётах при оплате труда и чем они грозят.

Итак, для начала определим, что проверяют аудиторы:

•           бухгалтерский баланс (форма № 1);

•           отчет о прибылях и убытках (форма № 2);

•           главную книгу или оборотно-сальдовую ведомость;

•           приказ об учетной политике организации;

•           регистры бухгалтерского учета по счетам учета;

•           внутренние документы (приказы по кадрам, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и др.).

Аудиторы обязательно проверяют распоряжения, договоры (трудовые, гражданско-правовые, личного страхования, на выдачу ссуд, кредитные и т. д.).

По итогам аудита составляют отчет, в котором обобщают результаты проверки расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами, с внебюджетными фондами, а также по налогам и сборам. Рассмотрим ошибки компаний, наиболее часто выявляемые аудиторами.

1. Не соблюдается порядок ведения графика отпусков

Чаще всего компании забывают отразить фактически предоставленные отпуска, сведения о переносе отпусков и даже о некоторых сотрудниках, хотя согласно табелям учета рабочего времени они работают в компании с начала года. Также нередко сотрудников не знакомят под роспись с графиком отпусков (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

За эти нарушения компании грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 дней, а ee должностным лицам — штраф от 1 до 5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Неверно рассчитывается средний заработок

При расчете компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой при увольнении сотрудника, бухгалтеры зачастую неправильно определяют базу для исчисления среднего заработка. Эти ошибки могут привести к штрафам за нарушение законодательства о труде (размеры установлены ст. 5.27 КоАП РФ) и за неуплаченную сумму страховых взносов (до 40% неуплаченной суммы согласно статье 47 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). За каждый день просрочки уплаты взносов с организации будут взысканы и пени (ст. 122 НК РФ).

3. Отсутствует резерв на оплату отпусков

С 2011 года вступило в силу ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н. Согласно этому документу компании обяаны отражать в бухгалтерском учете и отчетности оценочные и условные обязательства и условные активы. Под критерий оценочных подпадают обязательства по оплате ежегодных очередных (накапливаемых) отпусков и по выплате годового вознаграждения (бонуса). Алгоритм расчета резерва по отпускам в ПБУ 8/2010 не расписан, поэтому компания сама разрабатывает его и отражает в бухгалтерской отчетности.

За неотражение на счетах и в отчетности резерва по отпускам предусмотрены штрафы: от 10 до 30 тыс. руб. для организаций (ст. 120 НК РФ) и от 2 до 3 тыс. руб. для должностных лиц (ст. 15.11 КоАП РФ).

4. Первичные документы оформлены с ошибками

Аудиторы, как правило, отмечают следующие нарушения:

•           отсутствуют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировку, поощрении и т. д.;

•           приказы оформлены неправильно или несвоевременно;

•           в приказах нет обязательных реквизитов, например подписи сотрудника, свидетельствующей о его ознакомлении с приказом.

Если трудовая инспекция обнаружит такие факты, реальность ухода сотрудника в отпуск, пребывания его в командировке, получения им премии и т. д. она может поставить под сомнение. А компанию могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. руб. либо приостановить ее работу на 90 дней. Ее должностным лицам грозит штраф от 1 до 5 тыс. руб. Но если ранее их уже наказывали за такое же нарушение, возможна дисквалификация на срок от года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

5. В табеле учета рабочего времени допущены ошибки

Аудиторы констатируют, что в табелях дни командировки сотрудников, приходящиеся на выходные дни и праздники, часто ошибочно отмечют буквенным кодом В, а не К (или 06) или РВ (или 03). В то же время работодатель должен работу в такой день оформить надлежащим образом, оплатить в повышенном размере и начислить на выплаты страховые взносы и НДФЛ (ст. 113 ТК РФ, подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ и ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Но если работнику предоставлен другой день отдыха, то оплачивать его не надо, а работа в выходной оплачивается в одинарном размере (ч. 3 ст. 153 ТК РФ). При этом Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, не регламентирует, как обозначать в табеле учета рабочего времени командировку в выходной или праздничный день. А вот ответственность четко прописана: аналогично предыдущему нарушению.

6. Не соблюдается порядок ведения кассовых операций

Нередко компания выплачивает зарплату, отпускные, больничные, командировочные сотрудникам из наличной выручки. Аудиторы фиксируют нарушения:

•           в записках-расчетах не указаны номер и дата платежной ведомости или расходно-кассового ордера, по которым произведена выплата денежных сумм;

•           выплаты производятся с задержкой в несколько дней;

•           в платежных ведомостях нет подписи сотрудников, подтверждающие получение зарплаты, и сведения о депонировании;

•           недостача денег в кассе.

Компания и должностные лица за несоблюдение порядка ведения кассовых операций могут быть оштрафованы (размеры штрафов установлены ст. 5.27 КоАП РФ). Сотруднику придется выплатить и проценты за задержку выплаты в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). Более того, отсутствие подписей в ведомостях и неотражение факта депонирования зарплаты расценивается как недостача. А это грозит материально ответственным лицам уголовной ответственностью.

Комментарии запрещены.

Перейти к началу страницы