В наше время не редкость, когда у организации заключен гражданско-правовой договор (далее – ГПД) с физическим лицом. Это бывает удобно зачастую обеим сторонам, но всегда необходимо помнить, что Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) запрещает заключать такой вид договоров, когда отношения на самом деле трудовые. А значит, и формулировки ГПД с физическим лицом, и порядок расчетов должны быть предельно корректными и не вызывать у проверяющих органов лишних вопросов.
Прежде всего, нужно четко понимать, когда договор может быть гражданским, а когда – только трудовым. Разница в том, что при трудовых отношениях работник всегда находится в подчиненном положении по отношению к работодателю. А тот, в свою очередь, несет ответственность за работника на период рабочего времени. В связи с таким неравенством и существуют многочисленные положения ТК РФ, направленные на защиту работников.
Гражданские же отношения подразумевают равенство сторон – даже если одна сторона юридическое лицо, а другая – физическое. Поэтому наличие в ГПД с гражданином каких-либо намеков на попытку его «подчинить» будет тут же расценено как существование трудовых отношений.
Появление в ГПД с физическим лицом таких условий как «обязан подчиняться Правилам внутреннего трудового распорядка», «обязан находиться в организации в рабочие часы» и прочих подобных, однозначно приведет к признанию договора трудовым
В связи с этим очень аккуратно надо подходить и к пунктам ГПД, где указаны условия оплаты. Здесь не может быть никаких «два раза в месяц в установленные даты». Это также будет показателем того, что отношения не гражданские.
В целом, заключая ГПД с физическим лицом, просто нужно вспомнить, какие условия вписываются в ГПД с юридическим лицом. Ведь если ваша организация заключает договор, например, с Аэрофлотом, вам не придет в голову писать что-то про присутствие этой компании у вас в офисе в рабочие часы или выплаты ей вознаграждения в дни выплаты зарплаты. Вот и с физическим лицом ГПД надо строить по таким же принципам.
Общие правила гражданских договоров будут работать и в отношении выплат такому гражданину. Здесь надо просто «забыть» все правила выплаты зарплаты. Хотя, отчисления в фонды за физическое лицо, с которым есть ГПД, сделать будет нужно.
По ГПД с физическим лицом организацией делаются отчисления в ФФОМС и ПФР из собственных средств.
А вот НДФЛ вы будете удерживать со всех сумм выплат по ГПД.
Например, ваш исполнитель (именно так будет называться физическое лицо в договоре на оказание услуг или выполнение работ) вынужден ехать в другой город для того, чтобы произвести работы по ГПД с вами. Кто должен оплачивать расходы на дорогу и проживание? Часто организации берут это на себя, но в данном случае это будет неверным. Это своим работникам, которых вы направляете в командировку, вы обязаны компенсировать расходы по проезду, проживанию, да еще и суточные платить (ст. 168 ТК РФ). И с этих сумм удерживать НДФЛ вы не будете – это не доходы ваших сотрудников, а компенсация их расходов в связи с исполнением трудовых обязанностей.
По ГПД исполнитель сам обязан нести все расходы, которые потребуются при исполнении договора (ст. 309.2 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – ГК РФ). Предполагается, что такие расходы уже заложены в цену договора, а значит, для исполнителя будут доходом, облагаемым НДФЛ. Так что, если ваша организация решила взять на себя компенсацию расходов на дорогу для исполнителя по ГПД, то не забудьте удержать из этой суммы подоходный налог.
Такие расходы лучше не компенсировать, а сразу закладывать в цену договора. Дело в том, что с точки зрения ТК РФ и ГИТ, любые выплаты по ГПД с физическим лицом, которые похожи на выплаты в трудовых отношениях, могут привести к тому, что ГПД признают трудовым.
Если же все будет происходить в соответствии с правилами ГК РФ, то для исполнителя суммы, потраченные на оказание услуг или выполнение работ по ГПД, дадут право на получение профессионального налогового вычета по налогу на доходы физических лиц в сумме фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов.
Изложенную позицию поддерживает и Минфин России (см. письмо Минфина РФ от 27.07.2018 № 03-04-06/53105).
В целом, если у вас есть ГПД с физическими лицами, необходимо максимально дистанцировать эти отношения от трудовых. Сделать это надо как формулировками в договорах, так и в денежных отношениях, максимально соблюдая положения ГК РФ и уходя от ТК РФ.