Для бухгалтеров и кадровиков конец года – это не столько ожидание праздника, сколько период напряженной работы. Именно в это время надо успеть сдать многочисленные отчеты за год уходящий и не забыть принять некоторые документы уже на будущий год. К таким и относится график отпусков – документ, вызывающий массу вопросов, начиная с главного – а его обязательно всем надо утверждать?
Да, этот документ обязателен для всех организаций – от микропредприятий до гигантов в своих отраслях. График отпусков относится к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (см. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
С 1 января 2013 года унифицированные формы бухгалтерских документов можно не применять, но при этом не отменяется обязательное наличие самих документов – пусть и в другой форме. Это же относится и к графику отпусков, хотя его унифицированная форма удобна и привычна. Ну, может, только раздела для подписи работников, ознакомившихся с документом, не хватает.
Утверждают график на весь будущий год не позднее, чем за две недели до начала этого нового года. Т.е., крайней датой тут будет 17 декабря, но лучше на последний день эту процедуру не откладывать – велика вероятность не успеть все вовремя.
При заполнении графика отпусков надо учесть очень много нюансов.
- Отпуска мы предоставляем работникам в календарном году, а рассчитываем количество дней, исходя из рабочего года работника. В статье 121 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) перечислены те периоды, которые входят в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Исходя из этого, может так получиться, что работнику на следующий год будет положено не 28, а больше или меньше дней.
- Нужно проверить у каждого работника, нет ли у него неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды – их тоже включают в график. Наличие большого количества неотгуленных дней – это основание для штрафа, их надо использовать, и они не сгорают (см. постановление Конституционного суда РФ от 25.10.2018 № 38-П).
- Нередко встает вопрос – всех ли работников включать в график отпусков? Больше всего сомнения вызывают, как правило, совместители, работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, и те, у кого идет первый год работы. Позиция проверяющих органов тут простая – в графике должны быть все.
Совместители просто сообщают вам, в какие даты они хотят взять отпуск – предполагается, что эти даты должны совпасть с их отпуском на основной работе. Но требовать какие-либо документы, подтверждающие это, закон не разрешает.
Работники, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, права на очередной отпуск не имеют, но они могут в любой момент выйти на работу – и право появится. Поэтому включите их в график, поставив им в любые даты целый отпуск в 28 дней (или какой положен по должности). Когда год закончится, в примечании напишите, что «право на отпуск не возникло». Это выглядит странно, но позволит избежать конфликта в случае проверки.
Сотрудники, которые работают первый год, имеют право на отпуск по заявлению в любое время после того, как отработают полгода. При этом они имеют право на полный отпуск. Да, половина пойдет «авансом», но такое право дает ТК РФ, ограничить его работодатель не может. «Новичков» нужно включить в график, но при этом у них останется право после отработки 6 месяцев уйти в отпуск не по графику, а когда захотят.
- При составлении графика отпусков нужно учесть и тот факт, что есть большой перечень лиц, которые имеют право по закону идти в отпуск тогда, когда им удобно. С этого года перечень расширился еще на одну позицию – теперь вне графика могут уйти в отпуск работники, имеющие трех и более детей в возрасте до двенадцати лет (ст. 262.2 ТК РФ).
Включать в график отпусков всех этих лиц надо обязательно, просто надо понимать, что велика вероятность того, что они захотят отдохнуть в другое время, и это их право.
- А вот все остальные работники обязаны отдыхать тогда, когда им это предписано графиком, правда, при одном условии – если отпуска предоставляются целиком, без разделения на части. Такие отпуска работодатель планирует так, как ему удобно с точки зрения производственного процесса, с учетом замены на время отпуска и с учетом тех, кто ходит отдыхать, как хочет.
ТК РФ позволяет в этом случае не интересоваться мнением работника, а поставить его перед фактом – идешь тогда, когда сказали. Правда, такая постановка вопроса может вызвать внутренние конфликты, и лучше, если есть возможность, все-таки людей спрашивать, когда они хотят отдохнуть. Но для любителей копить дни отпуска (а этим они подставляют организацию под штрафы) применить этот механизм можно.
- Если организации надо предоставлять отпуска по частям, тут уже без договоренностей с работниками не получится – закон требует (ст. 125 ТК РФ). Учтите, тот факт, что работники распишутся при ознакомлении с графиком, не приравнивается к достижению соглашения с ними! Это и позиция официальных структур. Поэтому, если вы хотите отправлять всех в разделенные отпуска, соберите с работников заявления, проверьте, возможно ли выполнить все пожелания, поставьте на заявлениях резолюцию руководства «Согласен, внести в график отпусков», а потом уже внесите в график. И храните все заявления вместе с графиком.
- С учетом всех пунктов вам надо заполнить таблицу графика отпусков (столбцы с 1 по 6). Это можно сделать в любой программе. Затем все страницы надо распечатать, приложить еще разлинованные страницы для ознакомления работников, все прошить (а не просто скрепить степлером) и утвердить у руководства.
Вот это все и надо успеть до 17 декабря.
Вести график дальше уже надо вручную – заполняя информацию по мере того, как работники будут уходить в отпуска.
Кажется немного сложным, зато к такому графику не будет претензий ни у одной проверки.