Отпуска – одна из самых популярных тем в вопросах кадрового делопроизводства. По закону сезонности в ней нет – отпуск можно взять в любое время года, но на практике отпускной сезон – это лето. Большинство работников хочет взять законные дни отдыха именно в это время. Большинство работодателей не против – все равно, основные бизнес-процессы летом не столь активны.
При этом в вопросах оформления отпусков часто возникают проблемы, доводящие некоторые организации до штрафов. Как этого избежать? Как отправлять сотрудников в отпуска, не испытывая сложностей? Что ж, тут просто надо четко понимать базовые правила, которые, увы, не очень очевидны из формулировок законов. Но они есть.
И так, для начала – основные принципы отпускной системы в России, то, что называется, не обсуждается:
- Каждый работник каждый год обязан отгулять минимум 28 календарных дней отпуска. Закон допускает очень редко и в исключительных случаях перенести сотруднику с его согласия отпуск на следующий год, но уж тогда точно все 56 дней за два года он должен будет отгулять. Но лучше – вообще забудьте про переносы отпусков – меньше проблем будет. Отпуск – это обязанность работника (отгулять) и работодателя (отправить в этот отпуск).
- График отпусков – обязательный документ. Для всех организаций. О том, как его правильно составить вы можете прочитать здесь. Другое дело – как им пользоваться, но об этом – чуть ниже.
- Право на отпуск возникает с первого дня работы, а вот право им воспользоваться – через 6 месяцев. Это тоже важно понимать, чтобы не задаваться вопросом, кто кому что должен.
- Отпуска не сгорают. Кто сомневается еще в этом, читайте в нашей предыдущей статье.
- Работодатель может самостоятельно определять даты отпусков сотрудников, но только если предоставляет полные отпуска (без деления на части). Предоставляете каждый год работникам все 28 дней подряд – можете не спрашивать, когда им удобно. Хотите делить – придется договариваться.
Эти базовые правила надо очень четко усвоить и руководствоваться ими при решении всех вопросов, связанных с отпусками. Тогда штрафных ситуаций точно будет в разы меньше.
Алгоритм направления сотрудников в отпуск может быть разным – исключительно по графику отпусков, без учета этого документа или в смешанном виде.
Вариант 1. Отпуска строго по графику.
Шаг. 1. Принять график отпусков за две недели до начала нового года. В нем могут быть и отпуска целиком, и разделенные на части (как это сделать – читайте в предыдущей нашей статье).
Шаг 2. Не позднее, чем за две недели до начала отпуска надо работника уведомить об этом. Это должен быть письменный документ – сообщение в электронной почте не подойдет. Однако можно не составлять отдельно специальный документ, а просто за две недели до отпуска издать приказ по форме Т-6 и ознакомить с ним сотрудника.
Шаг 3. Не позднее, чем за три дня начислить работнику отпускные.
Шаг 4. Внести все данные об отпуске в график. Хранить документы об отпуске 5 лет (график отпусков – 1 год).
В этом алгоритме отсутствует такой документ как заявления на отпуск. Более того, если им заменить уведомление работника о предстоящем отпуске, то велика вероятность штрафа – проверяющие органы заявление не считают подходящим для этого документом, ведь оно исходит от самого сотрудника, а уведомить должен работодатель.
Вариант 2. График отпусков есть, но он не соблюдается.
Такой вариант имеет право на существование, если все оформить правильно, и штрафов за него не будет. Если организации так удобнее – пожалуйста, главное, проследите, чтобы каждый год работники полностью все дни отпуска использовали.
Шаг 1. Принять график отпусков, как и положено, заполнив столбцы с 1 по 6, а далее уже заполнять от руки по фактическим датам отпуска.
Шаг 2. Тут уже никаких уведомлений не надо, наоборот, тут как раз и будут заявления на отпуск. Работники пишут, когда хотят взять дни, вы проверяете, есть ли у них эти дни, и можно ли в конкретные даты этих работников отпустить. Если да, то оформляете приказ по форме Т-6.
Шаг 3. Не позднее, чем за три дня начислить работнику отпускные.
Шаг 4. Внести все данные об отпуске в график. Хранить документы об отпуске 5 лет (график отпусков – 1 год).
Может быть и третий вариант – когда вы смешиваете первые два. Это тоже возможно. Главное, если вы отступаете от графика отпусков, отслеживайте, сколько дней отгуляли ваши работники, чтобы у них не оказалось много неиспользованных дней, но и чтобы не было ситуации, когда они используют дни отпуска авансом.
Собственно, если следовать этим простым алгоритмам и не забывать основные правила, то никаких проблем с отпусками сотрудников в вашей организации не будет.